Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft: Der Wandel von Betriebskostenbelegen von Papier zu Pixel
Veröffentlicht am 28th Jan 2025
Änderungen durch das IV. Bürokratieentlastungsgesetz
Das IV. Bürokratieentlastungsgesetz, in Kraft getreten zum 1. Januar 2025, hat im Mietrecht zahlreiche Änderungen gebracht. Die bekannteste und am stärksten umstrittene Neuerung ist die Ersetzung der Schriftform durch die Textform in § 578 Abs. 1 S. 2 BGB. Aber auch an anderer Stelle, namentlich bei den Betriebskosten, gibt es eine neue Regelung:
So wurde der in der Rechtsprechung seit langem anerkannte Anspruch des Mieters, Belege der Nebenkostenabrechnungen einsehen zu können, kodifiziert. Der neu eingeführte § 556 Abs. 4 S. 1 BGB lautet: „Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren." Neu ist lediglich, dass nach Satz 2 der Vorschrift Vermieter die Belege elektronisch bereitstellen dürfen.
Bislang hatte der BGH in ständiger Rechtsprechung entschieden, dass der Vermieter dem Mieter grundsätzlich Originalbelege vorzulegen hatte, und zwar am Geschäftssitz des Vermieters, da dort der Erfüllungsort lag. Nur ausnahmsweise, wenn es dem Mieter nicht zumutbar war, den Geschäftssitz des Vermieters aufzusuchen, hatte der BGH aus § 242 BGB eine Verpflichtung des Vermieters zur Versendung von Belegkopien an den Mieter hergeleitet.
Gemäß § 556 Abs. 4 S.2 BGB ist es dem Vermieter nun erlaubt, Belege elektronisch bereitzustellen. Eine Verpflichtung zur Digitalisierung besteht indessen nicht, sodass die Form der Bereitstellung durch den Vermieter zunächst einmal frei gewählt werden kann: Er hat also nun die Wahl, ob er die Belege elektronisch zum Abruf bereitstellt oder weiterhin in Papierform oder per Mail vorlegt bzw. übersendet.
Die Gesetzesänderung bedeutet somit, dass der Vermieter Belege, die er ursprünglich analog erhalten hat, nicht mehr zwingend im Original vorlegen muss, sondern auch als digitalen Scan vorlegen kann und insofern seiner Verpflichtung zur Vorlage von Belegen nachkommt. Damit will der Gesetzgeber die „zeitgemäße und ressourcenschonende“ Digitalisierung der Belege gestatten und dem Vermieter so die Umstellung auf ein papierloses Büro ermöglichen. Wie die Gesetzesbegründung allerdings unter Verweis auf den Sinn und Zweck der Norm ausdrücklich klarstellt, soll die Vorschrift nicht auch die Vorlage von analogen Kopien anstelle von analogen Originalbelegen ermöglichen. Diese Möglichkeit besteht nur bei entsprechender Vereinbarung (RegE BT-Drs. 20/11306, 100).
Praxishinweis
Die Digitalisierung der Betriebskostenabrechnung bietet zweifellos zahlreiche Vorteile, insbesondere in Bezug auf Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit. Vermietern wird es endlich ermöglicht, ein papierloses Büro zu führen, da sie den Mietern nicht mehr zwingend die analogen Originalbelege vorlegen müssen. Allerdings dürfen die damit verbundenen Herausforderungen nicht unterschätzt werden. Vermieter müssen sorgfältig abwägen, wie sie die Digitalisierung umsetzen, um die Vorteile zu maximieren.
Trotz dieser Vorteile gibt es auch kritische Aspekte, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Ein zentrales Problem ist die Datensicherheit. Denn die Erstellung digitaler Kopien von analogen Belegen ist mit dem Risiko verbunden, dass es bei der Erstellung zu Übertragungsfehlern oder Manipulationen kommt und die Kopie den Inhalt des analogen Originals nicht richtig wiedergibt. Dann würden Mieter in die Irre geführt, eine angemessene Prüfung der abgerechneten Betriebskosten wäre nicht möglich.
