Pünktlich zu Beginn der Weihnachtsfeiersaison: Neues vom BMF zum Thema Betriebsveranstaltungen

Die Weihnachtsfeiern stehen vor der Tür. Pünktlich zu diesem Zeitpunkt hat das BMF Stellung zu den lohn- und umsatzsteuerlichen Änderungen im Zusammenhang mit Betriebsveranstaltungen genommen.

Lohnsteuerliche Aspekte

Mit Wirkung zum 01.01.2015 wurde § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG neu eingeführt. Bisher war eine Regelung zu Betriebsveranstaltungen in den Lohnsteuer-Richtlinien zu finden. Die wohl wichtigste Änderung ist, dass es sich bei dem weiterhin beibehaltenen Betrag von EUR 110,- nicht wie bisher um eine Freigrenze handelt, sondern nunmehr um einen Freibetrag. Von dieser neuen Regelung sind Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung (maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr) erfasst. Unter dem Begriff Betriebsveranstaltung werden Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter verstanden, bei denen sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen sowie Leiharbeitern und Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund handelt. Voraussetzung ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen dieser Personengruppen offensteht.

Als Zuwendungen zählen alle Aufwendungen in diesem Zusammenhang einschließlich Umsatzsteuer. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Geschenke, Verpflegungs-, Übernachtungs- oder Fahrtkosten, etc. handelt und ob diese Zuwendungen lediglich einzelnen Arbeitnehmern zuzurechnen sind oder es sich um einen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.

Daneben ist es nicht zulässig die Freigrenze für Sachbezüge i.H.v. EUR 44,- gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG anzuwenden.

Übersteigen die Zuwendungen die Freigrenze von EUR 110,- inklusive Umsatzsteuer, kann der übersteigende Betrag pauschal mit 25% besteuert werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nummer 2 EStG). Findet die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte statt, sind steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber nach den Grundsätzen des § 3 Nr. 13 oder 16 EStG zulässig.

Umsatzsteuerliche Aspekte

Aus umsatzsteuerlicher Sicht sind viele Regelungen einheitlich wie die lohnsteuerlichen Regelungen zu behandeln. Dies gilt insbesondere für die Frage, ob eine Betriebsveranstaltung vorliegt und wie die Kosten, die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen zu berechnen sind.

Umsatzsteuerlich werden Sachzuwendungen, die der Arbeitgeber seinen Angestellten zuwendet generell als entgeltliche Leistungen i.S.d. § 1 Abs. 1 UStG behandelt. Sie sind auch umsatzsteuerbar, wenn und soweit sie nicht überwiegend durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst sind. Bei Betriebsveranstaltungen ist davon auszugehen, dass sie überwiegend durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst sind, wenn der Betrag (für insgesamt zwei Betriebsveranstaltungen jährlich) je Arbeitnehmer EUR 110,- einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigt. In diesem Fall kann der Unternehmer, wenn er die übrigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt, die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Übersteigt dagegen der Betrag die Grenze von EUR 110,- einschließlich Umsatzsteuer, ist von einer überwiegend durch den privaten Bereich des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen. Sowohl der Vorsteuerabzug als auch eine Wertabgabenbesteuerung unterbleibt. Dies ist damit zu begründen, dass sich ein Leistungsbezug für „das Unternehmen“ und „zur Entnahme für unternehmensfremde Privatzwecke“ ausschließen.

Hinweis für die Praxis

Zu begrüßen ist, dass das BMF von seiner bisherigen Praxis abweicht und anstelle einer Freigrenze einen Freibetrag eingeführt hat. Des Weiteren ist zu begrüßen, dass in einem BMF-Schreiben sowohl die lohnsteuerliche als auch die umsatzsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen geregelt hat. Das BMF hat zur Berechnung des Freibetrags als Vereinfachungsregel vorgesehen, dass die Zuwendungen zu gleichen Teilen auf die Anwesenden aufgeteilt werden. Problematisch hieran ist aber, dass der Arbeitgeber die Kosten bei Planung so kalkuliert, dass alle (zur Veranstaltung angemeldeten) Beschäftigten den Freibetrag nicht überschreiten. Dies kann bei einer knappen Kalkulation zu lohnsteuerlichen und umsatzsteuerlichen Konsequenzen führen, wenn nicht alle angemeldeten Beschäftigten teilnehmen und hierdurch der Freibetrag überschritten wird.