Sygnaliści

Zapewnienie zgodności z prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz zapobieganie ewentualnym naruszeniom należy obecnie do głównych wyzwań przedsiębiorców. Szczególnie istotne jest to w perspektywie nowych przepisów dotyczących osób zgłaszających naruszenia prawa - sygnalistów. Finalny kształt polskich przepisów implementujących Dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii według zapowiedzi poznamy w pierwszym kwartale 2024 roku, jednak bazując na dotychczasowych ustaleniach, możliwe jest określenie głównych obowiązków przedsiębiorców:

• utworzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych,
• podjęcie działań następczych, oraz
• ochrona osób dokonujących zgłoszeń.

Stosowanie nowych przepisów, w tym obowiązek utworzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych w dotknie przede wszystkim podmioty, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób oraz podmioty z tzw. sektora AML. Dla podmiotów zatrudniających mniej osób taka procedura jest fakultatywna. Warto jednak już teraz podjąć działania zmierzające do wdrożenia procedur regulujących proces zgłaszania nieprawidłowości i rozpatrywania zgłoszeń.

System zgłoszeń

Wprowadzenie odpowiednich regulacji zapewniających dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych

pozwoli zabezpieczyć biznes i umożliwi ciągły jego rozwój. Dzięki skutecznie działającemu systemowi zgłoszeń wewnętrznych możliwe będzie:

• podjęcie szybkiej reakcji i działań naprawczych
• zapobiegnięcie ewentualnym szkodom
• uzyskanie informacji o ewentualnych naruszeniach przed kontrolą urzędów i organów
• umocnienie relacji w organizacji opartych na etyce i otwartej komunikacji.

Jak możemy Państwu pomóc?

Wpieramy firmy we wdrożeniu polityki informowania o nieprawidłowościach oraz spełnianiu przez przedsiębiorców wymogów wynikających z przepisów o ochronie sygnalistów.

Zapewniamy kompleksowe doradztwo prawne i biznesowe na każdym etapie dostosowywania organizacji do obowiązków związanych ze zgłoszeniami wewnętrznymi:

Etap I - Poznanie organizacji i doradztwo w wyborze właściwego rozwiązania

Dokonanie ustaleń dotyczących sposobu zgłaszania nieprawidłowości (kanał zgłoszeniowy), formy zgłoszeń (kwestia anonimowości), zakresu przedmiotowego zgłoszeń, także określenie zasad ich obsługi.

Etap II - Regulacje wewnętrzne (opracowanie)

Przygotowanie wzorów niezbędnych dokumentów wymaganych na gruncie przepisów o sygnalistach, spełniające standard minimum oraz wymogi RODO, w szczególności opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych dostosowaną do indywidualnych potrzeb organizacji.

Etap III - Wsparcie w komunikacji oraz przeprowadzenie szkolenia

Wsparcie w opracowaniu projektów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej dotyczącej zasad i

procedur dokonywania zgłoszeń. Przeprowadzenie szkolenia (zarówno dla pracodawców jak i pracowników).

Etap IV - Obsługa zgłoszeń

Doradztwo w zakresie występujących zgłoszeń nieprawidłowości w Państwa organizacji. Weryfikacji zgłoszeń, dokonywanie ich analizy oraz wsparcie organizacji przy przeprowadzaniu jej oceny.

Doradztwo obejmuje także prowadzenie postępowania wyjaśniającego, przygotowanie komunikacji dotyczącej zgłoszenia oraz rekomendacji co do dalszych działań.