Lo studio legale fa il punto sulle opportunità del futuro del lavoro e inaugura i nuovi uffici di Milano, rinnovati secondo una visione flessibile e sostenibile.
Dopo il picco registrato nella fase acuta dell’emergenza, il lavoro da remoto – che ha coinvolto il 21,3% delle imprese con almeno tre addetti secondo dati Istat – si appresta e divenire elemento strutturale e coinvolgerà, secondo la stima dell’Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico di Milano, circa 5,3 milioni di lavoratori dipendenti.
Il termine del 31 dicembre, fissato dal Decreto Riaperture, per l’utilizzo della procedura semplificata per la comunicazione dello smart working, richiama con urgenza la necessità di individuare gli strumenti, anche normativi, utili per esplorare, strutturare e regolamentare in modo efficace le nuove forme del lavoro flessibile.
Organizzazione del lavoro
Le sfide imposte dalla tecnologia e dai nuovi modelli di business obbligano gli interpreti e gli operatori del diritto a confrontarsi con nuove forme di lavoro, spesso muovendosi in modo creativo entro il limite di categorie tradizionali. L’esempio più immediato è costituito dai c.d. platform workers, oggi al centro di un acceso dibattito a livello legislativo, giurisprudenziale e sindacale, e che non è possibile circoscrivere ai contesti del trasporto di persone e consegna del cibo, in quanto comprendono ulteriori prestatori di servizi professionali, lavori domestici e micro attività. In ragione di queste e altre modalità di organizzazione del lavoro che stanno delineandosi, è prevedibile che in futuro assumeranno sempre più rilevanza la misurazione delle performance e la fissazione di obiettivi.
Tecnologia
Lo sviluppo del lavoro da remoto è indissolubilmente legato alla disponibilità di tecnologie per la connettività. Le imprese del futuro non potranno esimersi dall’aumentare gli investimenti in tecnologia e allo stesso tempo dovranno gestire i rischi ad essa connessa, tra cui:
- Sicurezza dei dati
Le aziende rischiano di perdere il controllo delle loro informazioni riservate e dei dati personali. Il lavoro a distanza presuppone maggiore attenzione circa l’ottenimento di nuove licenze d’uso nonché la verifica del loro rispetto. Inoltre le aziende dovranno trovare un equo bilanciamento tra la protezione dei dati personali dei dipendenti e la necessità di mantenere un ambiente sicuro con riferimento alla totalità delle informazioni aziendali (siano essi dati personali o di altro genere). - Business continuity
Il crescente ricorso a soluzioni tecnologiche espone a molteplici rischi: il fallimento della compatibilità/interoperabilità tra diverse piattaforme; il mancato rispetto dei KPI da parte di un fornitore; i ritardi nell’implementazione del software o negli aggiornamenti e overage delle licenze; la risoluzione dei contratti commerciali con partner tecnologici, fornitori di licenze e servizi. È per questo motivo che ogni azienda deve anticipare e prevedere gli strumenti utili per limitare ogni possibile interruzione della continuità aziendale. - Tutela della salute e della sicurezza
Altro aspetto a cui prestare attenzione è la tutela della sicurezza e della salute dei lavoratori nell’ufficio del futuro: sarà necessario adattare i paradigmi sino ad ora definiti per una modalità di lavoro “in sede” alle mutevoli esigenze derivanti dalla possibilità di lavorare in luoghi diversi. Almeno tre i macro-temi da tenere in considerazione: 1) l’attenzione all’ergonomia e alla configurazione della postazione di lavoro, così come la tutela della salute mentale dei dipendenti, che rimangono di cruciale importanza; 2) la definizione di dove si può o non si può lavorare, circoscrivendo a una determinata zona la flessibilità riconosciuta (il dipendente potrebbe recarsi all’estero e questo potrebbe avere un’incidenza anche sui costi in quanto la società potrebbe vedersi addebitate spese non preventivate); 3) la definizione di quale tipo di attività si possono svolgere in determinati luoghi, ad esempio l’utilizzo del video-terminale solo al chiuso e non all’aperto. È fondamentale, dunque, effettuare tempestivamente le opportune valutazioni dei rischi in relazione al lavoro da remoto e definire le azioni da intraprendere. - Diritto alla privacy e alla riservatezza
In risposta al fenomeno del lavoro a distanza, le aziende hanno implementato nuovi pacchetti software e soluzioni di monitoraggio per tenere traccia della produttività e delle prestazioni dei propri dipendenti a distanza. Senza le giuste cautele, sono a rischio sia la sicurezza dei dati che il diritto alla privacy individuale. È necessario istituire un rapporto di comunicazione diretta con i dipendenti che includa la distribuzione di informative sulla privacy o istruzioni sulle policy in vigore per i contratti e le comunicazioni con i fornitori. In quest’ottica, la formazione del personale (richiesta anche dal GDPR) diventa davvero importante.
Formazione continua
Al personale sarà richiesta maggiore flessibilità in termini di competenze e, in un’ottica di reskilling e upskilling, cresceranno gli investimenti necessari per la formazione continua. Da un lato, per riqualificare la forza lavoro sulla base delle competenze richieste dagli sviluppi post-pandemici e tecnologici (si pensi ad esempio al settore dell’automazione). Dall’altro, perché i programmi di formazione possono rappresentare un importante strumento di rafforzamento della cultura aziendale, elemento fondamentale del successo di un’azienda ma tra i più esposti ai rischi del lavoro da remoto. In questo senso, sgravi fiscali o altri incentivi per la formazione possono essere degli strumenti utili.
Scenario internazionale e fiscalità
Al superamento del concetto di ufficio fisico, corrisponde per la prima volta la possibilità di reperire la forza lavoro senza limitazioni geografiche. Un’opportunità importante che è però necessario gestire con le giuste cautele. Il lavoro continuativo all’estero può esporre l’azienda a responsabilità fiscali sui profitti al di fuori del paese, con l’obbligo di registrarsi per l’IVA locale; o ancora, all’obbligo di ottenere licenze operative locali e permessi di lavoro. I dipendenti sono tenuti a rispettare gli oneri di conformità per regolarizzare le loro posizioni e in questo è fondamentale ricevere l’assistenza dei datori di lavoro.
Ridefinizione degli spazi
La pandemia ha accelerato la necessità di ripensare gli spazi sulla base delle mutate esigenze lavorative e imposto un ripensamento nella gestione del patrimonio immobiliare, spesso leva non secondaria della strategia aziendale. Il consolidamento del trend verso forme di collaborazione che combinano lavoro in presenza e smart working potrebbe determinare una contrazione della domanda di uffici e una ridefinizione del loro layout per incrementarne la versatilità e le aree destinate al lavoro collaborativo. Diventa quindi importante un’attenta valutazione e programmazione, anche tenuto conto dei vincoli scaturenti da contratti di locazione spesso stipulati prima dell’avvento della pandemia. Nei nuovi contratti di locazione diventa necessario integrare clausole che consentano quanto più possibile un utilizzo versatile e flessibile degli spazi (comprensiva della facoltà di effettuare lavori per adeguarli a un modello di lavoro in forte evoluzione e, laddove possibile, con la possibilità di ridurre o aumentare gli spazi locati in rapporto a tale evoluzione). L’esigenza di flessibilità e un processo evolutivo ancora dai contorni poco chiari possono costituire un’ulteriore spinta verso l’utilizzo di spazi di co-working che offrono maggiori servizi e flessibilità rispetto alle locazioni tradizionali. La capacità delle aziende di interpretare correttamente il modello di lavoro futuro e di offrire spazi e servizi adeguati, per flessibilità e qualità, sta diventando un fattore determinante della capacità di attrarre i migliori talenti.
I nuovi uffici Osborne Clarke nella sede di Milano
Osborne Clarke entra da protagonista nelle dinamiche del Future of Work e inaugura – assieme agli spazi appena ristrutturati di Corso di Porta Vittoria a Milano – il suo innovativo approccio al lavoro che sposa i valori della flessibilità e della sostenibilità.
L’edificio – oggetto di importanti lavori di ristrutturazione a partire dalla revisione degli impianti in ottica di efficientamento energetico – è nella fase di conseguimento della certificazione BREEAM, standard progettuale tra i più diffusi al mondo per la valutazione dell’impatto ambientale degli edifici secondo i principi della bioedilizia. La corte interna disporrà inoltre di facility per la mobilità green che comprendono una piccola stazione di ricarica per auto e biciclette elettriche, oltre che le classiche rastrelliere. Lo studio si è infatti dotato di una flotta di biciclette, tradizionali ed elettriche, messa a disposizione di tutti i collaboratori per l’utilizzo in Città. Una scelta che si aggiunge all’impegno già preso di avvalersi solo di fornitori di taxi e pony express che garantiscano mezzi elettrici, ibridi o spostamenti in bicicletta. Sempre con l’obiettivo della sostenibilità, tutte le attività in ufficio sono plastic free e l’acqua è erogata da dispenser allacciati alla rete idrica.
Completamente rivoluzionati anche gli interni, ora impostati secondo una logica di desk-sharing, a favore di un ambiente di lavoro agile, fluido e inclusivo. Tutto il team riceve una dotazione tecnologica che permette di essere pienamente operativi da remoto e di usufruire dei desk e delle sale meeting prenotabili via app. Un’organizzazione fisica degli spazi che risponde alla continua evoluzione dello studio dove, già prima della crisi pandemica, il 30% dei professionisti adottava un modello di lavoro flessibile.
