Work e Vacation diventa Workation: nuovi trend e implicazioni pratiche HR

Differenze con lo smart-working

La principale differenza tra workation e smart-working riguarda il contesto in cui vengono svolte le attività lavorative. 

Nello smart-working i dipendenti svolgono le proprie mansioni in un luogo diverso dall'ufficio tradizionale: solitamente nella propria abitazione o in altri luoghi come spazi di co-working o locali con connessione ad Internet. L'obiettivo principale è quello di consentire ai dipendenti di adattare orario e luogo di lavoro alle proprie esigenze di vita, familiari, etc. 

Nella workation i dipendenti possono, non solo lavorare in modo flessibile, ma anche conciliare i propri impegni con altre attività di svago e intrattenimento specifiche del luogo di vacanza in cui si trovano. Rispetto al primo, si aggiunge quindi l'elemento della vacanza. Inoltre, l'assenza dall'ufficio è continuativa - almeno una settimana o più - e viene meno la tradizionale alternanza casa/ufficio presente nello smart-working, secondo il consueto schema 3+2 oppure 2+3.

Implicazioni giuridiche

Le aziende che intendono introdurre la workation non possono non considerare le implicazioni legali e organizzative, soprattutto quando si tratta di mete transfrontaliere. Di seguito, alcune tematiche che frequentemente interessano i dipartimenti HR: 

•    con riferimento alle modalità di ingresso nel paese di destinazione: quali visti o permessi sono eventualmente necessari per poter lavorare nel paese desiderato? 
•    con riferimento al regime applicabile: quali sono le implicazioni fiscali e contributive che il lavoro nella località prescelta può avere per l'azienda e per il dipendente? 
•    con riferimento alla sicurezza sul lavoro: i dipendenti hanno una copertura sufficiente in caso di infortunio sul lavoro? 

Le risposte a tali interrogativi variano a seconda della legislazione del paese di origine e di quello in cui si svolge la workation, oltreché della lunghezza del periodo stesso. Nella fattispecie di un dipendente che lavora in Italia e svolge un periodo di workation in un altro paese europeo (forse la più consueta), possiamo ipotizzare quanto segue.

Con riferimento alle modalità di ingresso nel paese di destinazione è bene premettere che in Europa, come è noto, vige il diritto dei cittadini dell'Unione europea di circolare e soggiornare liberamente nel territorio degli Stati membri. Tuttavia, ci possono essere alcune eccezioni o requisiti  da rispettare e valutare per ogni caso specifico. Ciò detto, rimarrà sempre una responsabilità del dipendente interessato ottenere il visto richiesto per accedere nel paese dove svolgerà la workation.

Quanto al tema fiscale, un individuo è considerato fiscalmente residente in Italia se ha la propria residenza abituale o il domicilio fiscale in Italia. Tuttavia, ai sensi dell'art. 2 comma 2 del D.P.R. n. 917/1986 ("Testo Unico delle Imposte sui Redditi" - TUIR), coloro che prestano servizio lavorativo in un paese estero per un periodo continuativo o frazionato superiore complessivamente a 183 giorni nell'anno solare, saranno tenuti a pagare le tasse nel sistema fiscale del suddetto paese estero. Quindi, un dipendente residente in Italia, che lavora all'estero in modalità workation per brevi periodi e comunque per meno di 183 giorni nell'anno solare, continuerà ad essere assoggettato alla disciplina fiscale italiana. 

Per quanto riguarda i contributi previdenziali, la situazione è disciplinata dai regolamenti dell'Unione europea e dalle convenzioni bilaterali sulla sicurezza sociale tra l'Italia e il paese ospitante, che possono stabilire regole specifiche per determinare il luogo in cui devono essere versati i contributi, e che quindi vanno analizzate caso per caso. Ad ogni modo, è ragionevole ritenere che i brevi periodi di workation non determinino particolari complicazioni sul piano contributivo, quanto ai pagamenti dovuti da un datore di lavoro italiano a favore di un lavoratore abitualmente impiegato in Italia.

Con riferimento alla questione della sicurezza sul lavoro, mancano istruzioni chiare per la tutela assicurativa di un dipendente che si infortuna nel corso di una prestazione lavorativa svolta in modalità flessibile in un paese estero, anche se l'opzione preferibile consiste nel ritenere che tale eventualità sia comunque coperta dall'assicurazione generale, che deve ritenersi esclusa solo nei casi di rischi c.d. elettivi, ossia quei comportamenti volontari, abnormi e svincolati da forza maggiore, posti in essere dai lavoratori dipendenti. 

Indicazioni pratiche per una policy sulla workation

Va fatta una certa attenzione, perché workation e smart-working hanno degli indubbi punti di contatto, ma rimangono due modalità di esecuzione della prestazione lavorativa decisamente differenti.  

Ad esempio, il datore di lavoro potrebbe considerare di: 

• vietare la fruizione della workation da paesi con un fuso orario superiore ad un certo numero di ore, rispetto all'Italia, in modo da evitare problemi di coordinamento con il team di riferimento; 
• imporre che la prestazione di lavoro sia resa da una determinata località per tutto il periodo, in modo da evitare rischi di irreperibilità del dipendente impegnato in continui tragitti e spostamenti, etc.;
• stabilire che le postazioni lavorative prescelte durante la workation garantiscano la connessione Internet e la ricezione del segnale telefonico (per evitare ad esempio fattispecie di workation da luoghi eccessivamente remoti).  

Infine, con riferimento all'orario, la gestione dei tempi di lavoro e degli straordinari dipenderanno dalle policy aziendali. 

Il nostro commento

La workation, intesa come modalità di lavoro flessibile che combina lavoro e vacanza, è una tendenza destinata a crescere sempre di più in futuro, e molti sono i vantaggi e i buoni motivi per approvarla. In particolare, questi approcci flessibili al lavoro diventeranno sempre più importanti per attrarre e/o trattenere i talenti in azienda, soprattutto con riferimento alle nuove generazioni. 

È tuttavia importante considerare le relative implicazioni giuridiche, analizzarle caso per caso facendosi supportare da addetti ai lavori, e disciplinare tale innovativa modalità di lavoro tramite accordi e policy aziendali. 

Il nostro consiglio è quello di disciplinare la workation in maniera similare allo smart-working, vista la vicinanza tra le due modalità lavorative, magari con un'integrazione alle policy già esistenti per meglio regolare le differenze proprie della workation. In ogni caso, servirà sempre il consenso individuale, anche mediante adesione alla policy stessa.