Obbligo di PEC per gli amministratori di società di capitali e di persone

Ambito di applicazione

La nuova regolamentazione non chiarisce se l'obbligo si applichi indistintamente a tutti gli amministratori di società, anche se già iscritte al Registro delle Imprese, o unicamente agli amministratori di società costituite successivamente all'entrata in vigore della disciplina.
Pertanto, varie Camere di Commercio, con approccio mirato alla razionalizzazione e in attesa di ulteriori chiarimenti dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy ("MIMIT"), ritenevano obbligatoria l'indicazione della PEC solo per gli amministratori la cui nomina avvenisse in sede di costituzione della società, successiva al 1 gennaio 2025.

In data 12 marzo 2025, il MIMIT ha chiarito che l'obbligo di PEC degli amministratori si applica anche alle società di persone o di capitali già costituite prima della data di entrata in vigore della norma (1 gennaio 2025). 

Sulla base di dette indicazioni, l'obbligo si struttura come segue:

• in caso di prima (o nuova) nomina di un amministratore, o di rinnovo della carica di amministrazione, sia per le società costituite prima del 1 gennaio 2025 sia per quelle costituite successivamente, la PEC dovrà essere comunicata contestualmente alla nomina o al rinnovo;
• per gli amministratori già in carica, il termine per la comunicazione degli indirizzi PEC è fissato al 30 giugno 2025.

Inoltre, sulla base delle indicazioni del MIMIT, è necessario che l'indirizzo PEC sia direttamente riconducibile all'amministratore, non potendo coincidere con quello della società. Le imprese che avessero optato per la coincidenza dei due recapiti potranno conformarsi alle nuove indicazioni entro il 30 giugno 2025.

Mancato adempimento e sanzioni

A fronte di una domanda di iscrizione, ovvero di un atto di nomina o di rinnovo di un amministratore sprovvista dell'indicazione dell'indirizzo PEC, la Camera di commercio dovrà disporre la sospensione del procedimento, assegnando all’impresa un congruo termine, comunque non superiore a trenta giorni, per l’integrazione del dato mancante. Alla scadenza del termine, qualora non si sia provveduto a comunicare l'indirizzo PEC degli amministratori, la Camera di Commercio procederà al rigetto della domanda. 
In ultimo, risulta applicabile altresì una sanzione amministrativa pecuniaria da 103 euro a 1.032 secondo il disposto dell'articolo 2630 del codice civile.

La rilevanza della PEC per le società e gli amministratori

La PEC rappresenta il domicilio digitale degli amministratori e della società; pertanto, al pari del domicilio fisico, costituisce il recapito ufficiale dei soggetti che ne sono titolari. 
La società (e, eventualmente, gli amministratori) riceve al proprio indirizzo PEC tutte le comunicazioni riguardanti l'attività svolta, quali, ad esempio, gli atti amministrativi, tributari e giudiziari.
Pertanto, qualsiasi modifica all'indirizzo PEC deve essere prontamente comunicata al Registro dell'Imprese

È inoltre essenziale che l'indirizzo di posta elettronica certificata sia valido e funzionante e che la relativa casella di posta sia periodicamente monitorata dal soggetto che ne è titolare.

Commento Osborne Clarke

Alla luce dei chiarimenti offerti dal MIMIT, si invitano gli amministratori delle società di persone e di capitali a procedere alla creazione e implementazione di un indirizzo di posta elettronica certificata quanto prima e, in ogni caso, entro i termini sopra indicati.