La nuova normativa sul whistleblowing e l'impatto sul Modello 231

La nuova normativa sul whistleblowing che nel disciplinare il sistema per le segnalazioni e la loro gestione si concentra su aspetti di tutela della riservatezza e protezione da ritorsioni per i soggetti segnalanti era in vigore dal 30 marzo 2023 ma ha pieni effetti a partire dal 15 luglio per tutte le società che abbiano avuto in media nell'ultimo anno più di 249 dipendenti, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato.

Sarà efficace invece a partire dal 17 dicembre 2023 per le società che hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati o che, pur avendo un numero minore di dipendenti, rientrano in alcuni settori speciali o hanno adottato un modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001 ("Modello 231").

Le Linee Guida Anac, nel dare indicazioni sulle modalità e termini di presentazione delle segnalazioni esterne da questa gestite, forniscono anche indicazioni e principi di cui le società  possono tener conto per la definizione dei propri canali e dei modelli organizzativi interni.

Sebbene non tutti gli aspetti applicativi siano chiari e la stessa ANAC si riservi di emettere ulteriori atti di indirizzo, il sistema è pronto per l'attuazione. 

Le imprese devono adeguarsi istituendo canali di segnalazione interni a disposizione di dipendenti e di altre figure esterne funzionalmente legate all'azienda ed espressamente individuate nella normativa, per la segnalazione di violazioni, individuando l'ufficio incaricato della gestione delle segnalazioni, organizzandosi per garantire le tutele, informando e formando la popolazione aziendale in modo adeguato.

Il canale esterno istituito da ANAC è a disposizione dei soggetti che non trovino adeguata tutela all'interno del sistema di segnalazioni aziendale di appartenenza e il sistema sanzionatorio è definito puntualmente anche nelle sue procedure attuative dal Regolamento per la gestione delle segnalazioni esterne e per l’esercizio del potere sanzionatorio dell’ANAC approvato il 12 luglio.

L'aggiornamento del modello organizzativo

La nuova normativa ha un impatto anche sui Modelli 231 e sulla loro efficacia. 

Con effetto dal 15 luglio il sistema di segnalazioni che era previsto dalla normativa sulla responsabilità amministrativa da reato degli enti dovrà essere adeguato e prevedere canali di segnalazione interna, divieto di ritorsione e sistema disciplinare in conformità alla nuova normativa sul whistleblowing. 

Le società che intendano adottare un Modello 231 o che lo abbiano adottato, devono tenerne conto anche indipendentemente dal numero di dipendenti nei termini di efficacia della nuova normativa.

Per le società che hanno adottato il Modello 231 si rende necessario pertanto l'aggiornamento e la conseguente approvazione con delibera del consiglio di amministrazione. 

Tra gli adempimenti da condurre per la compliance:

• Integrare al Modello 231 il nuovo sistema di segnalazione, a cominciare dal canale interno.

Anche in relazione alle segnalazioni relative alle violazioni del Modello dovranno essere efficaci le garanzie previste dalla nuova norma e, pertanto, dovrà essere garantita, anche mediante sistemi di crittografia, la riservatezza dell'identità del segnalante con la predisposizione di una adeguata piattaforma informatica, e definite le modalità di segnalazione, includendovi la forma orale oltre alla forma scritta.

• Specificare l'ambito oggettivo delle segnalazioni. 

La nuova normativa descrive puntualmente le violazioni che possono essere oggetto di segnalazione e tra queste rientrano i reati presupposto per l'applicazione della responsabilità amministrativa da reato ex D.Lgs. 231/2001 e le violazioni dei Modelli 231. Sebbene nel nuovo quadro normativo venga meno il riferimento espresso alle mere irregolarità deve considerarsi, come sottolineano anche le Linee Guida di Anac, che queste possano costituire elementi concreti e fattuali sintomatici di una violazione e dunque non si può, soprattutto in questo ambito, ritenerle non rilevanti e prive di adeguata tutela.

Allo stesso modo dovrà tenersi conto di quanto non può essere, per previsione normativa, oggetto di tutela: contestazioni, rivendicazioni e richieste legate ad un interesse meramente personale del segnalante. Rispetto a tali ipotesi ANAC esemplifica riferendosi a vertenze di lavoro, fasi precontenziose, discriminazioni fra colleghi, conflitti interpersonali, trattamento di dati effettuati nel contesto lavorativo in assenza di lesioni dell'interesse pubblico e dell'integrità dell'ente privato.

Inoltre, restano escluse le segnalazioni il cui regime di tutela è già disciplinato da altre leggi speciali (come nell'ambito del quadro prudenziale applicabile a enti creditizi e imprese di investimento) e le questioni attinenti la sicurezza nazionale.

• Modificare ed adeguare il Codice Disciplinare considerato un indispensabile elemento di efficacia del Modello e uno strumento di rafforzamento della tutela alla riservatezza del segnalante e al rischio di ritorsioni. 
• Definire, in relazione al sistema delle segnalazioni, il ruolo dell'Organismo di Vigilanza.

L'Organismo di Vigilanza potrebbe essere destinatario delle segnalazioni, membro di un possibile comitato etico per la gestione delle segnalazioni o comunque destinatario di flussi informativi relativi sulle segnalazioni. Anche in questo ambito il Modello 231 dovrà essere modificato secondo le esigenze connesse alle dimensioni, alla natura dell'attività esercitata e alla realtà organizzativa concreta, tutti elementi che concorrono a definire la persona e/o all'ufficio interno o esterno incaricato della gestione della segnalazione. 

• Adeguare il regolamento dell'Organismo di Vigilanza.
• Definire ed attuare un sistema informativo e formativo che non soltanto abbia ad oggetto i diversi canali di segnalazione a disposizione, interni ed esterni, ma anche le modalità di ricorso agli stessi, le tutele riconosciute al segnalante e alle altre figure tutelate e le modalità con le quali questi potrà azionarle, con un approccio pratico e trasparente.

Gli effetti dell'inadempimento

L'adeguamento alla nuova normativa e l'aggiornamento del Modello si presentano pertanto come un adempimento necessario e il mancato aggiornamento può portare a effetti negativi sotto molteplici aspetti. In particolare:

• rende il Modello 231 carente di uno dei requisiti di efficacia e lo priva della sua funzione esimente rispetto alle sanzioni di cui alla normativa sulla responsabilità amministrativa da reato degli enti;
• espone gli amministratori al rischio di vedersi contestata l'adeguatezza dell'assetto organizzativo in relazione alla natura e alle dimensioni dell'impresa;
• priva i dipendenti e gli altri destinatari del Modello 231 di uno strumento di segnalazione adeguato, che rappresenta di per sé una forma di tutela, espressamente riconosciuta dalla nuova normativa;
• legittima i destinatari del Modello 231 a effettuare le segnalazioni utilizzando il canale esterno istituito presso ANAC, esponendo la società al rischio che la segnalazione esca dalla gestione aziendale;
• espone al rischio di attribuzione di sanzioni da parte di ANAC, fino a Euro 50.000.

Conclusioni

Anche nel caso in cui le società avessero adottato precedentemente sistemi di segnalazione che siano parzialmente in compliance con la nuova normativa o che siano stati adottati nel contesto di gruppi internazionali, magari anche tenendo conto della direttiva EU sul whistleblowing, è opportuno verificare le procedure interne, le policy adottate, la coerenza delle tutele previste e i ruoli assegnati in termini di gestione, e aggiornare il Modello 231 per garantire la piena compliance.

L'adeguamento dei Modelli 231 alla nuova disciplina rappresenta oltre che un adempimento necessario, un'opportunità per riesaminare e rafforzare in termini di efficacia il modello organizzativo, coinvolgendo secondo un meccanismo strutturato e con adeguate tutele i diversi stakeholders aziendali nel processo di controllo e mitigazione dei rischi.