Costituzione di società mediante videoconferenza, registrazione online di sedi secondarie, ineleggibilità ed interdizione degli amministratori

Costituzione di s.r.l. e s.r.l.s. mediante videoconferenza

La prima novità introdotta dal Decreto è la possibilità di costituire società a responsabilità limitata e società a responsabilità limitata semplificata mediante la stipulazione di un atto pubblico informatico, alla presenza di un notaio ed in videoconferenza, a condizione che (i) la sede legale di tale società sia sita in Italia e (ii) il capitale sia versato unicamente mediante conferimenti in denaro. La costituzione avviene in videoconferenza, mediante collegamento ad un'apposita piattaforma telematica gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato, la quale consente al notaio di accertare l'identità dei collegati, verificare sia l'apposizione della firma digitale da parte dei firmatari, sia la validità dei certificati di firma utilizzati dagli stessi e, in generale, avere contezza di tutto ciò che accade alle parti collegate nel momento in cui manifestano le proprie volontà. Si tenga in considerazione che il notaio rogante ha diritto di interrompere la stipula dell'atto in videoconferenza e di domandare l'intervento in presenza fisica delle parti (o di alcune di esse) qualora dovesse dubitare dell'identità di uno dei presenti, ovvero se dovesse rilevare il mancato rispetto delle norme riguardanti la capacità di agire o la capacità dei richiedenti di rappresentare una società. 

Tale piattaforma, inoltre, assicura la visualizzazione dell’atto da sottoscrivere e l’apposizione della sottoscrizione elettronica – nella forma della firma digitale ovvero della firma elettronica qualificata – da parte di tutti i firmatari, consentendo altresì il contestuale rilascio, alle persone che non ne dispongano, di una idonea firma elettronica per la sottoscrizione dell'atto pubblico informatico.

Per poter procedere alla costituzione mediante videoconferenza, come sopra ricordato, è necessario che i conferimenti dei soci in fase di costituzione siano esclusivamente in denaro; a tal proposito, le somme occorrenti per liberare la sottoscrizione del capitale iniziale della società costituenda dovranno essere versati presso il conto corrente dedicato del notaio incaricato, prima della stipula dell'atto costitutivo.

Il Decreto ha altresì disposto la redazione di modelli uniformi di atti costitutivi digitali, anche in lingua inglese, i quali – alla data di redazione del presente contributo – devono essere oggetto di adozione da parte del Ministero dello Sviluppo Economico e che saranno pubblicati presso il sito istituzionale di ciascuna camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura. Coloro che faranno uso di tali modelli uniformi beneficeranno di un risparmio con riferimento alle spese notarili, dato che il Decreto ha disposto che il compenso per l'attività del notaio previsto dalle vigenti tabelle sarà ridotto della metà.

Ad ogni modo, resta ferma la possibilità di costituire online la società mediante l'adozione di un testo di atto costitutivo diverso da quello contenuto in tali modelli, senza tuttavia poter beneficiare della suddetta riduzione di costi notarili.

In aggiunta, il Decreto ha stabilito che, qualora tutti i soci abbiano residenza al di fuori del territorio nazionale, qualsiasi notaio italiano potrà essere incaricato di ricevere l’atto pubblico informatico recante la costituzione della nuova società. Diversamente, qualora taluno dei soci risieda ovvero abbia sede legale in Italia, solo un notaio avente sede nel territorio nel quale risiede (o abbia sede legale) uno dei soci potrà essere incaricato della stipula dell'atto pubblico informatico.

Infine, due precisazioni: (i) ad oggi non è possibile procedere alla costituzione di società di persone, società per azioni e società in accomandita per azioni mediante le modalità digitali di cui sopra; (ii) qualora, nell'ambito di una costituzione "digitale", uno o più dei partecipanti sia presente fisicamente presso il notaio, si procederà ugualmente alla sottoscrizione dell'atto pubblico in modalità elettronica.

Costituzione di s.r.l. e s.r.l.s. mediante videoconferenza – in sintesi:

• stipulazione di atto costitutivo pubblico in modalità informatica, alla presenza del notaio e in videoconferenza;
• utilizzo della piattaforma telematica gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato, che consente altresì il contestuale rilascio di idonea firma digitale a chi non ne sia dotato;
• requisiti della società per la costituzione telematica: sede legale in Italia e conferimenti del capitale sociale iniziale in denaro;
• possibilità di utilizzare modelli "standard" di atto costitutivo che assicurano una riduzione dei costi notarili.

Novità in materia di registrazione e cessazione di sedi secondarie 

Ulteriore novità introdotte dal Decreto concernono i procedimenti di registrazione e cessazione delle sedi secondarie di società di capitali soggette alla legge di uno Stato membro dell'Unione Europea.

In prima battuta, il Decreto ha introdotto una procedura per l'interscambio di dati tra registri delle imprese europei in caso di registrazione e cessazione di sedi secondarie di società costituite secondo le disposizioni di uno Stato membro dell'UE. 

L'interscambio di tali informazioni avviene mediante il BRIS, il sistema di interconnessione dei registri delle imprese europei. L'obiettivo è quello di assicurare che le informazioni siano automaticamente riflesse anche nel registro delle imprese del Paese in cui risulta registrata la società.

Nell'ipotesi di sede secondaria registrata nel territorio di uno Stato membro da parte di una società di capitali soggetta alla legge italiana, è previsto che il registro delle imprese debba rilasciare prova della ricezione della comunicazione di avvenuta registrazione di tale sede secondaria.

Inoltre, non trova più applicazione il dettato dell'art. 2197, ultimo comma, del codice civile, all'ipotesi di registrazione di sedi secondarie di società di capitali soggette alla legge italiana nel territorio di uno Stato membro dell'UE: si ricorda che tale norma dispone l'obbligo, per l'imprenditore che istituisce una sede secondaria avente rappresentanza stabile all'estero, di chiederne l'iscrizione all'ufficio del registro territorialmente competente in base alla propria sede principale.

In aggiunta, il Decreto ha dettato una nuova disciplina afferente le procedure di registrazione e di cancellazione online della sede secondaria di una società soggetta alla legge di uno Stato membro dell'Unione Europea, introducendo il nuovo articolo 2508-bis c.c.

Tale nuova norma regola le modalità di deposito (i) degli atti istitutivi di sedi secondarie in Italia da parte di società di capitali soggette alla legge di un Paese UE e (ii) degli atti di nomina dei soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria, con indicazione dei relativi poteri.

Gli atti sopra indicati devono essere depositati, ai fini della loro iscrizione al registro delle imprese, presso un notaio esercente in Italia, con le modalità dettate dalla L. 89/1913 – la legge recante l'ordinamento del notariato e degli archivi notarili – in materia di adozione, autenticazione, formazione e conservazione di atti pubblici con procedure informatiche, anche con le modalità della videoconferenza (di cui alle disposizioni di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1151).

Tali atti devono essere altresì contenuti in duplicati informatici o copie informatiche rilasciate dal competente registro delle imprese, delle quali è garantita la provenienza dal medesimo registro e la conformità ai corrispondenti documenti o informazioni iscritti nello stesso.

Il notaio può richiedere la presenza fisica delle parti, o di alcune di esse, se dubita dell'identità dei richiedenti o se rileva il mancato rispetto delle norme riguardanti la capacità di agire o la capacità dei richiedenti di rappresentare una società. 

Più in dettaglio, ai fini della registrazione delle sedi secondarie, la norma dispone che debbano essere fornite le seguenti informazioni: 

(a) l'indirizzo e l’attività della sede secondaria;

(b) il registro e il numero di iscrizione della società; 

(c) la denominazione e la forma legale della società; 

(d) l'ampiezza dei poteri dei soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria;

(e) gli estremi dell'atto costitutivo e, eventualmente, dello statuto ove presente come documento separato;

(f) i dati personali dei legali rappresentanti della società;

(g) i dati personali dei soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria;

(h) l'eventuale stato di liquidazione della società, i dati personali dei liquidatori e i poteri agli stessi conferiti, nonché l'eventuale conclusione della procedura di liquidazione;

(i) la pendenza di una procedura di insolvenza o di altra procedura di ristrutturazione aziendale connessa a crisi aziendale della società;

(j) la data di chiusura della sede secondaria.

In aggiunta, dovranno essere altresì depositati gli atti di nomina, cessazione o revoca dei liquidatori, dei legali rappresentanti della società, e dei soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria, nonché l'ultimo bilancio di esercizio della società, l'atto costitutivo e lo statuto, ove presente come documento separato, della società e le relative modifiche e, infine, una dichiarazione resa dai soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria circa l'inesistenza, a loro carico, delle cause di ineleggibilità previste dall'art. 2382 c.c. e di interdizioni dall'ufficio di amministratore adottate nei loro confronti in uno Stato membro dell'Unione Europea.

È necessario che tutti gli atti ed i documenti di cui sopra siano accompagnati da una traduzione giurata qualora siano redatti in una lingua straniera. 

Nell'ipotesi in cui la registrazione della sede secondaria non possa essere completata nel termine di dieci giorni dal momento della presentazione dei documenti e delle informazioni, l’art. 2508-bis c.c. dispone che l’ufficio del registro delle imprese debba comunicare ai richiedenti i motivi del ritardo.

La capacità di agire dei richiedenti e il loro potere di rappresentare la società sono verificate, mediante il BRIS, dalle risultanze del registro delle imprese in cui è iscritta la società, ovvero – in caso di indisponibilità BRIS – mediante certificato rilasciato dal competente registro da non oltre sei mesi. Nel caso in cui si utilizzasse una procura (non acquisibile mediante il BRIS), è necessario che questa venga consegnata in originale al notaio.

L'art. 2508-bis c.c. stabilisce inoltre che gli uffici del registro delle imprese comunichino – mediante il BRIS – agli altri Stati membri in cui sono registrate sedi secondarie di società di capitali regolate dalla legge italiana, le modifiche riguardanti denominazione, sede legale, numero di iscrizione, forma legale della società, nonché i bilanci societari e l'identità dei legali rappresentanti e dei componenti dell'organo amministrativo, dell'organo di controllo o di supervisione. 

Gli uffici del registro delle imprese sono tenuti a rilasciare una specifica ricevuta di avvenuta ricezione della comunicazione, nonché ad iscrivere tempestivamente gli aggiornamenti dei dati.

L'istanza con cui viene richiesta la registrazione della sede secondaria di una società di capitali soggetta alla legge di uno Stato membro è sottoscritta elettronicamente da un notaio esercente nel territorio dello Stato.

Gli adempimenti pubblicitari successivi alla registrazione possono essere assolti attraverso l’ausilio di firma elettronica qualificata o firma digitale da un amministratore della società o dallo stabile preposto.

Novità in materia di registrazione e cessazione di sedi secondarie – in sintesi:

• introduzione di una procedura per l'interscambio di dati tra registri delle imprese europei in caso di registrazione e cessazione di sedi secondarie di società costituite secondo le disposizioni di uno Stato membro dell'UE, mediate il BRIS;
• introduzione del nuovo art. 2508-bis c.c., il quale disciplina le procedure di registrazione e cancellazione online di sedi secondarie di società soggetta alla legge di uno Stato membro UE, nonché degli atti di nomina dei rappresentanti legali delle società per le attività di tali sedi;
• deposito di tali atti mediante il notaio;
• necessità di traduzione giurata in lingua italiana dei documenti redatti in lingua straniera; 
• in caso di ritardo nel completamento della procedura di registrazione, invio di una comunicazione ai richiedenti da parte dell'ufficio del registro delle imprese.

Novità in materia di ineleggibilità e interdizione degli amministratori

Oltre all'introduzione del nuovo art. 2508-bis nel codice civile, l'art. 6 del Decreto ha provveduto ad apportare alcune minime ma importanti modifiche agli articoli 2383 e 2475 del codice civile, disciplinanti, rispettivamente, nomina e revoca degli amministratori delle società per azioni e, in generale, l'amministrazione delle società a responsabilità limitata.

Più precisamente, il Decreto ha dapprima aggiunto al primo comma dell'articolo 2383 c.c. la seguente previsione: "La nomina [di un amministratore] è in ogni caso preceduta dalla presentazione, da parte dell'interessato, di una dichiarazione circa l'inesistenza, a suo carico, delle cause di ineleggibilità previste dall'articolo 2382 e di interdizioni dall'ufficio di amministratore adottate nei suoi confronti in uno Stato membro dell'Unione europea". 

Infine, il Decreto ha apportato modifiche all'articolo 2475 del codice civile, estendendo agli amministratori delle s.r.l.:

• l'applicabilità delle cause di ineleggibilità e di decadenza dettate dall'articolo 2382 c.c. per gli amministratori di società per azioni;
• la disciplina recante l'obbligo di presentazione della dichiarazione di inesistenza di cause di ineleggibilità e interdizione per il "candidato" amministratore sopra menzionata.

Tale ultima novità costituisce un presupposto di regolarità della nomina assembleare dell'amministratore e offre altresì un'opportunità per poter valutare preventivamente l'idoneità del "candidato" amministratore a poter ricoprire validamente la carica. 

Queste non sono le uniche novità dettate dal Decreto in materia di ineleggibilità e decadenza dell'amministratore. Infatti, il Decreto, ai sensi del proprio articolo 7, ha disposto che l'ufficio del registro delle imprese debba fornire le informazioni richieste dall'autorità di un altro Stato membro in merito all'esistenza di cause di ineleggibilità di cui all'art. 2382 c.c. a carico degli amministratori di società di capitali aventi sede nel territorio dello Stato richiedente.

Lo scambio di tali informazioni avviene tramite il BRIS e nel rispetto della normativa in materia di tutela dei dati personali. 

Tuttavia, il Decreto ha disposto che quest'ultima disposizione entrerà in vigore a partire dal 1° agosto 2023.

Novità in materia di ineleggibilità e interdizione degli amministratori – in sintesi:

• obbligo per l'amministratore, all'atto di nomina in una s.p.a. o s.r.l., di rendere una dichiarazione circa l'inesistenza di cause di ineleggibilità ex art. 2382 c.c. e di interdizioni dall'ufficio di amministratore adottate nei suoi confronti in uno Stato UE;
  applicabilità delle cause di ineleggibilità e decadenza ex art. 2382 c.c. all'amministratore di s.r.l.;
• a partire dal 1° agosto 2023, obbligo per il registro delle imprese di rilasciare informazioni su richiesta di autorità di uno Stato UE, circa le cause di ineleggibilità di amministratori di società di capitali con sede in Italia. 

Il BRIS

Come sopra ricordato, l'intervento normativo ha introdotto novità anche con riferimento al BRIS (il Business Registers Interconnection System), il sistema di interconnessione dei registri delle imprese dei Paesi dell'Unione Europea. 

Oltre a quanto già citato in materia di registrazione e cessazione di sedi secondarie ed in tema di ineleggibilità e decadenza degli amministratori, il Decreto – ai sensi del proprio articolo 8 – ha individuato gli atti e i dati concernenti le società di capitali, oggetto di consultazione gratuita tramite il BRIS, e più precisamente: denominazione sociale, forma, sede legale, Stato membro e numero di iscrizione, EUID (l'Identificativo Unico Europeo) e stato della società (ovvero scioglimento, liquidazione, cancellazione, attiva o inattiva), oggetto sociale, legali rappresentanti e sedi secondarie. 

Il Decreto ha inoltre chiarito che lo scambio di informazioni tra registri delle imprese effettuato attraverso il BRIS è gratuito e che i diritti applicati per ottenere dati e documenti attraverso il BRIS non possono eccedere i relativi costi amministrativi, ivi compresi i costi di sviluppo e di mantenimento del registro delle imprese.

Infine, l'articolo 10 del Decreto ha dato attuazione alla Direttiva (UE) 2017/1132 con riferimento agli atti e documenti consultabili attraverso il BRIS, avendo stabilito che le copie elettroniche dei documenti e delle informazioni siano rese pubblicamente disponibili attraverso il sistema di interconnessione dei registri. 

Gli uffici del registro delle imprese, infatti, devono rendere consultabili tramite il BRIS i seguenti atti e informazioni con riguardo alle società di capitali, e cioè: 

(a) l'atto costitutivo e lo statuto, se quest'ultimo forma oggetto di atto separato;

(b) le modifiche degli atti di cui alla lettera (a), compresa la proroga della società;

(c) il testo integrale modificato dell'atto costitutivo o dello statuto, a seguito di ogni modifica agli stessi;

(d) la nomina, la cessazione dalle funzioni, nonché le generalità delle persone che, in quanto organo previsto per legge o membri di tale organo: (i) hanno il potere di obbligare la società di fronte ai terzi e di rappresentarla in giudizio; le misure di pubblicità precisano se le persone che hanno il potere di obbligare la società possano agire da sole o siano tenute ad agire congiuntamente; (ii) partecipano all'amministrazione, alla vigilanza o al controllo della società;

(e) almeno una volta l'anno, l'importo del capitale sottoscritto, quando l'atto costitutivo o lo statuto menzionano un capitale autorizzato, a meno che ogni aumento del capitale sottoscritto comporti una modifica dello statuto;

(f) i documenti contabili di ciascun esercizio finanziario la cui pubblicazione è obbligatoria in forza delle Direttive del Consiglio 86/635/CEE, 91/674/CEE e della Direttiva 2013/34/UE;

(g) ogni trasferimento della sede sociale;

(h) lo scioglimento della società;

(i) la sentenza che dichiara la nullità della società;

(j) la nomina e le generalità dei liquidatori e i loro rispettivi poteri, a meno che tali poteri risultino espressamente ed esclusivamente dalla legge o dallo statuto;

(k) l'eventuale chiusura della liquidazione e la cancellazione dal registro negli Stati membri in cui quest'ultima produce effetti giuridici. 

Infine, il Decreto ha stabilito che gli uffici del registro delle imprese rendano consultabili tramite il BRIS gli atti e i documenti sopra elencati anche per società diverse dalle società di capitali.

Il BRIS – in sintesi:

• il BRIS è il sistema di interconnessione dei registri delle imprese dei Paesi dell'Unione Europea;
• oltre agli interventi normativi già citati, il Decreto ha altresì individuato gli atti e i dati concernenti le società di capitali che potranno essere oggetto di consultazione gratuita tramite il BRIS;
• lo scambio di informazioni tra registri delle imprese effettuato attraverso il BRIS è gratuito.
• le copie elettroniche di specifici documenti societari (ad esempio, l'atto costitutivo e lo statuto) saranno rese pubblicamente disponibili attraverso il BRIS.