La presente política de privacidad y confidencialidad (la “Política”) describe el modo en el que Osborne Clarke recaba, almacena y utiliza los datos personales y/u otra información confidencial (denominados conjuntamente “Información Personal y Confidencial”) incluyendo toda aquella información relativa a clientes, contactos, proveedores y candidatos a puestos de trabajo.

En la presente Política, se emplearán los siguientes términos:

“Nosotros”, “nos”, y “nuestro” (y otros términos similares) para referirse a:

• la parte contratante de la Firma Miembro de OC, tal y como se indica en su Carta de Encargo Profesional, o
• la parte contratante de la Firma Miembro de OC, tal y como se indica en cualquiera de los contratos suscritos con usted, o
• si aún no ha contratado los servicios de una Firma Miembro de OC, con Osborne Clarke (referencia SRA: 58540), como titular de esta página web.

En cada uno de los casos anteriores, la entidad pertinente será la responsable del tratamiento de los datos, tal y como se estable en la legislación nacional de la entidad (el “Responsable del Fichero”).

“Firma Miembro de OC” para referirse a cualquier entidad, incluyendo Osborne Clarke Verein, que sea miembro de la red internacional de Osborne Clarke (“Firma de la Red”) o que sea una firma miembro de la asociación suiza Osborne Clarke Verein (“Firma Miembro de Osborne Clarke Verein”).

“Firma de la Red” incluye a Osborne Clarke Services (número de sociedad: 3049484), Osborne Clarke Trustees Limited (referencia SRA: 199769), Open Trustees Limited (referencia SRA: 80586), Oval Nominees Limited (número de sociedad: 1865795), Ovalsec Limited (número de sociedad: 1379423) y Osborne Clarke International Services Ltd (número de sociedad: 8096377). El domicilio social de cada una de las compañías indicadas anteriormente es Halo, Counterslip, Bristol, BS1 6AJ, UK.

“Firma Miembro de Osborne Clarke Verein” incluye (entre otras) las entidades enumeradas en el apartado de Términos y Condiciones de la página web (http://www.osborneclarke.com/websiteterms-and-conditions).

Cada Firma Miembro de Osborne Clarke Verein es una entidad legal o sociedad regulada e independientemente constituida que presta servicios legales y otros servicios dirigidos a clientes de conformidad con las leyes de las jurisdicciones en las que operan. Con el fin de evitar cualquier duda, Osborne Clarke Verein es una asociación suiza que por sí misma no presta servicios legales ni otros servicios a clientes.

“Carta de Encargo Profesional” hace referencia a un documento escrito que establece los términos y condiciones del contrato de una Firma Miembro de OC determinada y en el que se describen los servicios que le prestará dicha entidad. Los términos del contrato deberán sentar las bases para determinar la responsabilidad derivada de los servicios prestados. Salvo que las dos entidades implicadas otorguen su consentimiento explícito por escrito, ninguna entidad miembro de Osborne Clarke será responsable por aquellos actos u omisiones realizados por alguna otra entidad miembro de Osborne Clarke, ni tendrá autoridad alguna para obligarla o vincularla de algún otro modo.

“Información Personal” hará referencia a cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable.
“Persona física identificable” es aquella que puede ser identificada, directa o indirectamente, especialmente en relación con un número de identificación o con uno o más factores.

“Usted” y “su” (y otros términos similares) para referirse a nuestros clientes, contactos, proveedores, candidatos a puestos de trabajo y a los usuarios de la página web.

La presente Política es un documento relevante. Le recomendamos que la lea con detenimiento y que imprima y conserve un ejemplar de la misma que pueda consultar en el futuro. Siempre que contrate nuestros servicios, que interactúe o que se ponga en contacto con nosotros de algún otro modo, asumiremos que está usted de acuerdo con el uso de su Información Personal y Confidencial según los términos y condiciones descritos en la presente Política.

1. Sus derechos en relación con los datos y cómo ejercerlos

Usted tiene derecho en todo momento a que se le confirme la existencia de su Información Personal y Confidencial, a que se le informe acerca de su contenido y origen, a verificar su exactitud o a solicitar que dicha información sea complementada, actualizada o rectificada de acuerdo con las disposiciones de la legislación nacional.

Asimismo, tiene derecho a solicitar la eliminación, anonimato o bloqueo de cualquier dato cuando su tratamiento sea contrario a la ley, así como a oponerse, en cualquier caso, al tratamiento de sus datos por motivos legítimos.

También tiene derecho a oponerse gratuitamente al tratamiento de su Información Personal y Confidencial, por motivos legítimos y con fines comerciales.

Para ejercer dichos derechos y si tiene alguna pregunta sobre cómo recabamos, almacenamos y hacemos uso de la Información Personal y Confidencial, póngase en contacto con nosotros mediante los datos que se indican a continuación:

• Escriba al Responsable de Privacidad de la Firma Miembro de OC correspondiente, en el domicilio social previamente indicado.
• Envíenos un correo electrónico a privacy@osborneclarke.com.

2. ¿Qué tipo de Información Personal y Confidencial recabamos?

Desde el contacto inicial hasta la prestación de nuestros servicios o nuestra colaboración profesional de cualquier otro modo, podemos recopilar distintos tipos de Información Personal y Confidencial relacionada con usted. Podemos recabar, almacenar y hacer uso de la siguiente Información Personal y Confidencial:

• Si es usted un cliente (o un cliente potencial) de una Firma Miembro de OC: podemos recabar, almacenar y hacer uso de sus datos de contacto personales y/o profesionales, así como de los datos de contacto de cualquier organización que usted represente a efectos de contactar y de mantener correspondencia con usted. También podemos almacenar información confidencial sobre cualquier asunto sobre el que usted haya contratado nuestros servicios, así como sus datos bancarios y/u otros detalles de pago a efectos de proceder al pago de nuestros honorarios o de remitir cualquier pago a/desde las cuentas de nuestros clientes. Además, también podemos guardar la información descrita en el apartado “Si es usted un contacto de una Firma Miembro de OC”, que aparece a continuación. Tal y como se establece en la sección 4 de la presente Política (Quién más puede tener acceso a su Información Personal y Confidencial), también compartimos información de clientes con otras Firmas Miembro de OC.
• Si es usted un proveedor (o proveedor potencial) de una Firma Miembro de OC: podemos recabar, almacenar y hacer uso de sus datos de contacto personales y/o profesionales, así como de los datos de contacto de cualquier organización que usted represente a efectos de contactar y de mantener correspondencia con usted. También podemos almacenar información confidencial relativa a cualquier servicio que nos haya prestado, así como sus datos bancarios y/u otros detalles de pago a efectos de pagar sus honorarios. Además, también podemos guardar la información descrita en el apartado “Si es usted un contacto de una Firma Miembro de OC”, que aparece a continuación.
• Si es usted un contacto de una Firma Miembro de OC: podemos recabar, almacenar y hacer uso de sus datos de contacto, de las copias de correos electrónicos, correo ordinario o de cualquier otra correspondencia entre usted y nosotros y grabar cualquier mensaje de voz que pudiera usted dejarnos. Tanto nosotros como el resto de Firmas Miembro de OC podemos también guardar información relativa a las preferencias de contacto que usted especifique, como solicitudes de suscripción para recibir novedades jurídicas que circularicemos ocasionalmente, para recibir novedades sobre cualquier evento que estemos organizando o en el que participemos, o para recibir información sobre nosotros y los servicios que prestamos.
• Si es usted un candidato a un puesto de trabajo: podemos recabar, almacenar y hacer uso de sus datos de contacto, de la copia de su solicitud al puesto de trabajo, de su curriculum vitae y carta de presentación, así como de cualquier referencia proporcionada u obtenida a los efectos de procesar su solicitud y con fines generales de contratación y selección.

3. ¿Cómo haremos uso de su Información Personal y Confidencial?

El uso de su Información Personal y Confidencial dependerá necesariamente del tipo de relación que tenga con nosotros. Por ejemplo, si es usted cliente, usaremos su Información Personal y Confidencial para prestarle nuestros servicios.

Usamos la Información Personal y Confidencial que recabamos con las siguientes finalidades:

• A efectos de contacto y comunicación: podemos hacer uso de su información y preferencias de contacto para enviarle novedades legales que circularicemos ocasionalmente, así como novedades relativas a cualquier evento que estemos organizando o en el que participemos y/o cualquier otra información sobre nosotros y los servicios que prestemos o que preste alguna otra Firma Miembro de OC. Nos pondremos en contacto con usted de acuerdo con las preferencias de contacto que haya especificado. Puede especificar sus preferencias de contacto cuando se registre online para recibir nuestras comunicaciones (por ejemplo, a través de la página web de Osborne Clarke) o usando para ello los datos de contacto proporcionados anteriormente.
• Para prestar nuestros servicios a nuestros clientes: podemos usar también la Información Personal y Confidencial para prestar nuestros servicios a los clientes. Tenga en cuenta que usaremos y revelaremos su Información Personal y Confidencial en la medida razonablemente necesaria para prestarle nuestros servicios (incluyendo lo estipulado en la presente Política y en nuestra Carta de Encargo Profesional).
• Para recibir servicios de nuestros proveedores: utilizaremos la Información Personal y Confidencial de nuestros proveedores para recibir sus servicios. Tenga en cuenta que usaremos y revelaremos su Información Personal y Confidencial en la medida razonablemente necesaria para recibir y supervisar la prestación de dichos servicios por su parte.
• Para cobrar nuestros honorarios o tarifas en relación con la aplicación de otras leyes: haremos uso de su Información Personal y Confidencial para establecer las modalidades de pago con usted y para cobrar los honorarios y tarifas que se nos deban en relación con la aplicación de la ley.
• Para realizar pagos a nuestros proveedores: usaremos la Información Personal y Confidencial de nuestros proveedores para acordar las modalidades de pago con nuestros proveedores y para pagarles.
• A efectos de contratación y selección: si solicita un puesto de trabajo en alguna Firma Miembro de OC, usaremos su Información Personal y Confidencial para procesar su solicitud al puesto de trabajo y con finalidades generales de contratación y selección. Si resulta seleccionado con éxito, la Información Personal y Confidencial que nos proporcione se almacenará en su expediente personal.
• A efectos de cumplimiento de la legislación contra el blanqueo de capitales: si contrata nuestros servicios como abogados, podemos hacer uso de su Información Personal y Confidencial (por ejemplo, pruebas de su identidad) para cumplir nuestras obligaciones de comprobar la identidad de nuestros clientes con arreglo a la legislación y la normativa contra el blanqueo de capitales y compartiremos esta información con otras Firmas Miembro de OC que deban prestar dichos servicios.

Las operaciones de tratamiento de su Información Personal y Confidencial las realizará exclusivamente el personal autorizado o designado en cada caso.

4. ¿Quién más puede tener acceso a su Información Personal y Confidencial?

Ocasionalmente, será preciso que compartamos su Información Personal y Confidencial con terceros. Cuando usted nos proporciona Información Personal y Confidencial como cliente asumiremos, salvo que nos indique lo contrario por escrito, que podemos revelar su Información Personal y Confidencial en la medida razonablemente necesaria para prestar nuestros servicios (incluyendo lo estipulado en la presente Política y en los términos del contrato), o en la medida en que la legislación aplicable lo requiera. Esto podría suceder, por ejemplo, en caso de que necesitemos contratar abogados en el extranjero en su nombre, cooperar con otros proveedores de servicios profesionales en relación con el asunto que estemos tratando, o en caso de que necesitemos coordinarnos con la parte contraria en algún aspecto para el que nos haya contratado.

Podemos transmitir su Información Personal y Confidencial a terceros como:

• Agencias de verificación de crédito: si es usted un cliente, es posible que necesitemos transmitir su Información Personal y Confidencial (por ejemplo, información sobre su identidad) a agencias de verificación de crédito externas a efectos de control crediticio.
• Eventos: es posible que necesitemos transmitir su Información Personal y Confidencial (por ejemplo, nombre, empresa, profesión) a terceros en relación con la gestión de un evento, en cuyo caso el tercero solo utilizará esta información con ese propósito específico.
• Socios comerciales, proveedores de servicios y otros terceros afiliados: para permitir que le prestemos nuestros servicios, es posible que necesitemos compartir su Información Personal y Confidencial con otras Firmas Miembro de OC, con nuestros socios comerciales (incluyendo otros asesores profesionales como contables o auditores), con proveedores de servicio externos y/o con abogados en el extranjero. Nuestros acuerdos con proveedores de servicio externos cubren actualmente la prestación de servicios de asistencia técnica, incluyendo la verificación de las políticas de TI, contra el blanqueo de capitales y de diligencia debida del cliente, gestión de eventos, elaboración de documentos, investigación comercial y legal, servicios de secretaría y gestión de instalaciones.
• Firmas Miembro de OC: siempre que se cumpla la legislación nacional, compartiremos su Información Personal y Confidencial con las Firmas Miembro de OC:

– con el objeto de prestarle nuestros servicios, así como
– para que estas puedan ponerse en contacto con usted (incluyendo el correo electrónico), si ha dado su consentimiento expreso a recibir comunicaciones comerciales sobre avances jurídicos, servicios o eventos que podrían interesarle;
– mediante el uso conjunto de herramientas de TI centralizadas;
– con el objeto de gestionar las relaciones con nuestros clientes internacionales;
– con el objeto de responder a sus solicitudes de acceso, rectificación, oposición y cancelación, en relación con el tratamiento de sus datos personales.

• Revelación de información prevista por la normativa: tenga en cuenta que, en determinadas circunstancias, la ley o normativa aplicable exige que revelemos su Información Personal y Confidencial, incluyendo a los organismos encargados de velar por el cumplimiento de la ley o en relación con procedimientos judiciales en curso o que se hayan planteado.
• Publicidad: de acuerdo con las reglas de conducta ética profesional y con arreglo al cumplimiento de la legislación local y las prácticas del mercado, salvo que nos informe de lo contrario por escrito, usted presta su consentimiento para que revelemos nuestra participación como su asesor legal a efectos de publicitar nuestros servicios. También podemos proporcionar una descripción general del trabajo que hemos hecho para usted o una descripción más detallada, si dicha información ya fuera de dominio público o hubiese dado usted su consentimiento expreso para ello.

5. Supervisión de la garantía de la calidad y formación

Nos esforzamos por asegurar que prestamos los mejores servicios legales a nuestros clientes. Con este objetivo en mente, ocasionalmente puede ser necesario que supervisemos las comunicaciones telefónicas y por correo electrónico entre nuestros empleados y terceras partes, a efectos de asegurar la calidad y formación, o en caso de que lo permita la ley.

Tan solo supervisaremos las comunicaciones en cumplimiento con la legislación aplicable, y en todo momento continuaremos protegiendo la confidencialidad de sus comunicaciones, de conformidad con la presente Política.

6. Transferencias internacionales de Información Personal y Confidencial (incluyendo a proveedores de servicio externos) 

Tal y como se ha mencionado anteriormente, ocasionalmente es posible que necesitemos transferir su Información Personal y Confidencial a otras Firmas Miembro de OC, que podrían tener oficinas en territorios situados fuera del Espacio Económico Europeo (el “EEE”) para prestarle los servicios requeridos, incluyendo EE.UU.

Tenga en cuenta que los ordenamientos jurídicos de algunos territorios situados fuera del EEE no siempre ofrecen los mismos estándares de protección de datos que los situados dentro del EEE, aunque le garantizaremos que su Información Personal y Confidencial únicamente se trate conforme a las disposiciones de la presente Política y de nuestra carta de encargo profesional, si es usted cliente.

Cuando ha sido necesario para prestarle el servicio requerido, hemos suscrito las cláusulas modelo de protección de datos aprobadas por la Comisión Europea con otras Firmas Miembro de OC que tienen oficinas ubicadas en territorios fuera del EEE, así como con nuestros proveedores de servicio externos y socios comerciales, siempre que el tratamiento de datos se haya realizado desde territorios situados fuera del EEE y hayamos sido el Responsable del Fichero. Si desea comentar algún aspecto relativo a nuestros acuerdos con proveedores de servicio externos, póngase en contacto con la persona responsable de su asunto.

Si usted o cualquier otra persona en su nombre nos proporcionan Información Personal y Confidencial sobre un tercero, usted es plenamente responsable del cumplimiento de la legislación de protección de datos aplicable y nosotros la utilizaremos conforme a las disposiciones de la presente Política.

7. Cómo velamos por su Información Personal y Confidencial

La Información Personal y Confidencial puede tratarse por métodos automatizados o manuales.

Disponemos de las medidas de seguridad organizativas y técnicas apropiadas para proteger su Información Personal y Confidencial contra el uso no autorizado o ilegal y contra pérdidas, daños o destrucción accidentales.

Hemos suscrito estrictos acuerdos de confidencialidad con nuestros proveedores de servicio externos, incluyendo obligaciones relativas a la protección de datos.

8. Actualizaciones de la presente Política 

Esta Política fue actualizada por última vez en 1 enero de 2015. Tenga en cuenta que podremos actualizar la presente Política ocasionalmente por motivos legales, comerciales u operativos. Comunicaremos cualquier cambio significativo que podamos hacer en la presente Política en la página web de Osborne Clarke.

9. Enlaces a otras páginas web

La página web de Osborne Clarke podría contener enlaces a páginas web de terceros no asociadas. Tenga en cuenta que Osborne Clarke no controla ni puede controlar el contenido o las prácticas de confidencialidad y privacidad de las páginas web de terceros y no es ni puede hacerse responsable de las mismas. En todo caso, deberá revisar con detenimiento la política de privacidad y confidencialidad de toda página web de terceros que pudiera visitar para comprender cómo los administradores de dicha página web pueden recabar, almacenar y utilizar su Información Personal y Confidencial.

Podeis descargar una copia de esta politica aquí.