Les nouvelles obligations pour vos procédures d’alerte interne – Décryptage
Publié le 18th Oct 2022
La France a été pionnière dans la réglementation en matière de système d’alerte, avec la loi Sapin 21.
Elle est dorénavant également le premier pays de l’UE qui a transposé la Directive européenne n°2019/1937 du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union (la « Directive »).
Elle s’applique notamment aux entités juridiques de secteur privé qui comptent au moins 50 travailleurs. C’est ce même seuil du nombre de salariés qui déclenche l’obligation pour une personne morale de droit privé en France de se doter d’une procédure interne de recueil et de traitement des signalements.
Le Décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 (le « Décret ») vient compléter les dispositions de la loi n°2022-401 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte (dite loi « Waserman »), qui vient elle-même modifier les dispositions relatives aux lanceurs d’alerte au sein de la loi Sapin 2.
Il remplace le précédent décret d’application n°2017-564 de la loi Sapin 2 qui est abrogé et apporte des précisions importantes.
1loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique
Etablir une procédure de recueil des signalements
1) La consultation des instances de dialogue social (Article 3 du Décret)
2) La diffusion par tout moyen avec une publicité suffisante (Article 7 du Décret)
3) L’information relative aux signalements externes (Article 8 du Décret)
Les lanceurs d’alertes ont en effet également la possibilité d’émettre des signalements aux autorités externes (et ce, sans la condition qui existait autrefois du palier préalable du signalement interne, c’est-à-dire d’un signalement à l’entité).
Les personnes qui réceptionnent et traitent les signalements (Article 5 du Décret)
La notion de « référent » est abandonnée au profit d’une ou plusieurs « personnes », d’un ou plusieurs « services » qui sont désignés par l’entité et qui ont la charge de traiter et de recueillir les signalements.
L’entité a par ailleurs l’obligation de leur fournir les moyens suffisants pour l’exercice de leur mission et de garantir un exercice impartial à l’exercice de leur mission.
La confidentialité renforcée (Article 6 du Décret)
Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations contenues dans les signalements.
Le recours à des tiers est possible en cas de nécessité. L’obligation de confidentialité s’impose également à eux.
Comme cela était déjà prévu par l’ancien décret, la procédure doit garantir la confidentialité des signalements (tant les informations recueillies que l’identité des personnes en lien avec le signalement).
Effectuer un signalement (Article 4 du Décret)
Les entités choisissent de recueillir les signalements à l’écrit ou à l’oral ou les deux.
La conservation d’un signalement oral (Article 6 du Décret)
1) Lorsqu'il est recueilli, avec le consentement de son auteur, sur une ligne téléphonique enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale enregistré, soit en enregistrant la conversation sur un support durable et récupérable, soit en la transcrivant de manière intégrale ;
2) Lorsqu'il est recueilli sur une ligne téléphonique non enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale non enregistré, en établissant un procès-verbal précis de la conversation;
3) Lorsqu'il est recueilli dans le cadre d'une visioconférence ou d'une rencontre physique, en établissant, avec le consentement de son auteur, soit un enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable, soit un procès-verbal précis.
Les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent.
Les délais encadrant le traitement des signalements (Article 4 du Décret)
- Un accusé de réception dans un délai de 7 jours
- La communication d’informations sur les mesures et les raisons envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et le cas échéant y remédier dans un délai de 3 mois à compter de l’accusé de réception.
Les modalités de traitement des signalements (Article 4 du Décret)
- Lorsque le signalement est inadmissible, l’entité doit informer l’auteur du signalement :
o des raisons de cette inadmissibilité,
o des suites qui lui sont données.
- Lorsqu’un signalement est anonyme, l’entité doit informer l’auteur du signalement des suites qui lui sont données.
- L’entité peut demander tout complément d’information à l’auteur du signalement :
o pour évaluer son admissibilité,
o pour évaluer l’exactitude des informations formulées.
- Le lanceur d’alerte doit être informé de la clôture du dossier.
