Covid-19 : deux ordonnances adoptées en matière de droit des sociétés

Dans le contexte de crise sanitaire du covid-19 et des mesures de confinement mises en place pour y répondre, le Gouvernement a adopté le 25 mars 2020 deux ordonnances en matière de droit des sociétés en vue, d’une part, d’adapter les modalités de convocation, d'information, de réunion et de délibération des assemblées générales et organes dirigeants collégiaux des sociétés et, d’autre part, d’adapter les règles relatives à la préparation et l’approbation des comptes ainsi qu’à l’établissement des documents de gestion prévisionnelle en prorogeant les délais légaux.

L’épidémie actuelle de covid-19 compromet les travaux de préparation et d’audit des comptes annuels et autres documents comptables en cours au moment de l'entrée en vigueur des mesures de confinement ainsi que l’organisation des assemblées générales annuelles des sociétés, lesquelles devaient en principe se tenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice social (soit au plus tard le 30 juin 2020 pour un exercice clos le 31 décembre 2019).

Or l’ajournement de ces assemblées pourrait avoir de lourdes conséquences sur le fonctionnement et la continuité de l’activité des sociétés.

Dans ce cadre, la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 a habilité le Gouvernement à prendre par ordonnance « toute mesure […] :

• simplifiant et adaptant les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ;
• simplifiant, précisant et adaptant les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents que les personnes morales de droit privé et autres entités sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais, ainsi qu’adaptant les règles relatives à l’affectation des bénéfices et au paiement des dividendes ».

Le 25 mars 2020, le Gouvernement a ainsi adopté deux ordonnances en matière de droit des sociétés.

Quelles sont les mesures provisoires mises en œuvre ?

1. Assouplissement des conditions de convocation et de tenue des assemblées générales

Adaptation des règles de convocation et d’information

La première ordonnance supprime pour les sociétés cotées la sanction de nullité de l’assemblée générale du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances extérieures (notamment lorsque la société a été empêchée d'accéder à ses locaux ou de préparer les convocations nécessaires dans le contexte de l'épidémie de covid-19).

Elle permet à toute société qui y est tenue de répondre à une demande de communication d’un associé ou actionnaire de façon dématérialisée.

Tenue des assemblées générales hors la présence des associés ou actionnaires

Cette ordonnance autorise exceptionnellement toutes les sociétés quelle que soit leur forme (en ce compris les sociétés anonymes et les sociétés par actions simplifiées) à tenir leurs assemblées générales hors la présence (physique ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle) de leurs associés ou actionnaires, sous réserve que l’assemblée soit convoquée en un lieu affecté par une mesure administrative de confinement à la date de la convocation ou de la réunion.

Recours aux modes de délibération alternatifs assoupli

Afin de faciliter la participation et le vote des associés ou actionnaires aux assemblées générales, l’ordonnance assouplit pour toutes les sociétés, le recours aux modes de délibération alternatifs (conférence téléphonique ou audiovisuelle et consultation écrite) – ce dernier mode n’étant toutefois toujours pas ouvert aux sociétés anonymes),  même en l’absence de toute clause statutaire ou en cas de clause statutaire contraire, quel que soit l’ordre du jour de l’assemblée (y compris l’approbation des comptes annuels).

Le cas échéant, les moyens techniques mis en œuvre devront transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Assemblées générales déjà convoquées lors de l’entrée en vigueur du nouveau texte

Si l’organe compétent d’une société non cotée décide, de bénéficier des nouvelles mesures en modifiant le lieu ou les modes de participation à une assemblée générale déjà convoquée, les associés ou actionnaires en seront informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans préjudice des formalités de convocation restant à effectuer conformément aux textes en vigueur. S’agissant d’une sociétés cotée, les actionnaires en seront informés dès que possible par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale sera assurée par la société, sans préjudice des formalités de convocation restant à effectuer conformément aux textes en vigueur.

Il ne sera pas nécessaire de renouveler les formalités de convocation accomplies antérieurement sans que cela ne constitue une irrégularité de convocation.

2. Assouplissement des conditions de réunion des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

Par dérogation aux dispositions du Code de commerce, l’ordonnance permet aux membres des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction même en l’absence de toute clause des statuts ou du règlement intérieur et quel que soit l’objet de la décision (en ce compris pour les conseils d’administration et conseils de surveillance des sociétés anonymes statuant, selon le cas, sur l’arrêté des comptes ou la vérification et le contrôle des comptes) :

• de participer aux réunions par conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective, ou
• de prendre des décisions par voie de consultation écrite dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.

3. Aménagement des délais d’approbation des comptes annuels et d’établissement des documents de gestion prévisionnelle

Extension du délai d’approbation des comptes annuels

La deuxième ordonnance du 25 mars 2020 relative au droit des sociétés proroge d’une durée de 3 mois le délai légal (6 mois à compter de la date de clôture) imparti aux sociétés pour approuver leurs comptes annuels ou convoquer leur assemblée générale annuelle ordinaire, sans qu’il ne soit nécessaire de déposer une requête en prorogation auprès du Président du Tribunal de commerce compétent. Ainsi, les sociétés ayant clôturé leur exercice social le 31 décembre 2019 pourront approuver leurs comptes annuels jusqu’au 30 septembre 2020.

Toute société dotée d’un commissaire aux comptes qui aurait déjà émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020 ne pourra en revanche pas bénéficier de cette prorogation de délai.

Prorogation du délai d’établissement des documents de gestion prévisionnelle

Cette ordonnance proroge également de 2 mois les délais imposés aux organes de direction des sociétés tenues d’établir des documents de gestion prévisionnelle en application de l’article L. 232-2 du Code de commerce pour établir lesdits documents. Ainsi l’échéance du 30 avril 2020 à laquelle pouvaient être tenues certaines sociétés ayant clôturé leur exercice au 31 décembre 2019 pour l’établissement de documents de gestion prévisionnelle, est prorogée jusqu’au 30 juin 2020.

Application dans le temps des ordonnances

1. Ordonnance adaptant les modalités de réunions des assemblées générales et organes collégiaux de direction

Les dispositions de l’ordonnance relative aux réunions d’assemblées générales ou d’organes dirigeants collégiaux sont applicables rétroactivement à toutes les réunions tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat et au plus tard au 30 novembre 2020.

2. Ordonnance adaptant les règles relatives aux comptes et documents de gestion prévisionnelle

Les dispositions de l’ordonnance adaptant les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation des comptes sont applicables de la manière suivante :

• la prorogation du délai d’approbation des comptes est applicable à l’ensemble des sociétés clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, et
• la prorogation du délai pour l’établissement des documents de gestion prévisionnelle est applicable aux documents relatifs aux comptes ou aux semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.