Voto a distancia: emisión de voto por medios telemáticos

La resolución de 25 de abril de 2017, de la Dirección de los Registros y del Notariado, en el recurso interpuesto contra la negativa del Registrador Mercantil y de Bienes Muebles I de Palma de Mallorca a inscribir la escritura de constitución de una sociedad de responsabilidad limitada, ha aceptado que los estatutos sociales puedan regular un sistema de voto a distancia mediante el cual la junta general y el consejo de administración, con ciertas prevenciones en el caso de la junta general, puedan aceptar la emisión de votos telemáticos sin firma electrónica y sin legitimación de firma.

Los estatutos sociales de una sociedad tienen por finalidad regular las normas, derechos y deberes que han de regir el funcionamiento de la misma. Cada vez son más las sociedades que, para adaptarse a las nuevas tecnologías, incorporan en sus estatutos sociales el uso de medios telemáticos en el marco de la organización y gestión de sus órganos de gobierno. En la resolución de la Dirección de los Registros y del Notariado mencionada en el párrafo anterior se aborda, entre otras cuestiones, este asunto, en relación con la emisión del voto de los socios en sede de junta general, así como de los consejeros en sede del consejo de administración. En este caso concreto, los estatutos sociales expresaban lo siguiente para el caso de la junta general: “…También será válido el voto ejercitado por el socio por medio de escrito con firma legitimada, o por medio de documento remitido telemáticamente con su firma electrónica. No obstante, la Junta podrá aceptar dichos medios aun sin legitimación de firma ni firma electrónica. En ambos casos, el voto deberá recibirse por la sociedad con un mínimo de 24 horas de antelación a la hora fijada para el comienzo de la junta“. En el caso del consejo de administración el texto utilizado en los estatutos era el mismo, salvo la última frase.

El Registrador Mercantil que calificó los estatutos sociales no consideró inscribible la frase subrayada en negrita de los artículos, puesto que a su entender, la emisión de voto por cualquier medio de comunicación a distancia únicamente se puede llevar a cabo siempre que la identidad del socio que ejercite el voto quede debidamente garantizada, circunstancia que a su entender, no puede quedar al arbitrio de la junta general en este caso concreto en el que el voto llega sin firma legitimada ni firma electrónica. Todo ello con base en el artículo 189 de la Ley de Sociedades de Capital que regula las especialidades en el ejercicio de los derechos de asistencia y voto en las sociedades anónimas y que aplica analógicamente al caso concreto.

En el texto de la resolución se pone de manifiesto que, es doctrina constante el hecho de que, en las sociedades limitadas, pese a que la ley no lo establezca expresamente: (i) los socios pueden asistir y votar telemáticamente en la junta general, siempre y cuando se asegure que los asistentes remotos tengan noticia en tiempo real de lo que ocurre y en la medida en que los socios puedan intervenir y (ii) siempre que se garantice debidamente la identidad del sujeto.

La novedad que analiza la resolución es que los estatutos sociales prevean que la junta general puede aceptar la emisión de voto por medios telemáticos, aun sin legitimación de firma, ni firma electrónica. La ley establece que se garantice debidamente la identidad del sujeto, pero no predetermina la forma en que dicha identidad debe ser controlada. En la resolución se considera que dicha disposición estatutaria debe ser admitida, pues no puede limitarse la soberanía o libre actuación de la junta general ante una cuestión futura, más teniendo en cuenta que se ha añadido la prevención de que el voto deberá recibirse 24 horas antes a la celebración de la junta general (tiempo en el que la junta general podrá desplegar medidas de prudente control para garantizar debidamente la identidad del socio).

En el supuesto del consejo de administración, pese a que la prevención no se reproduce, también se acepta la disposición estatutaria pues se entiende que es indudable que las prevenciones y cautelas estatutarias no se antojen tan rigurosas como en el caso de la junta general, puesto que el consejo de administración es un órgano que puede desplegar medidas de prevención y control con mayor facilidad.

De este modo, los estatutos sociales, estableciendo para ello ciertas prevenciones, como en el caso objeto de la resolución para el supuesto de la junta general, podrán regular un sistema de votación a distancia que incluya la posibilidad de que la junta general y el consejo de administración puedan decidir si los votos telemáticos sin firma electrónica y sin legitimación de firmas son o no admisibles.