Trámites notariales online

La Ley 11/2023, de 8 de mayo, entró en vigor el 9 de noviembre de 2023 y modificó la Ley del Notariado. Esta Ley cumple con el objetivo de digitalizar algunos trámites notariales, para poder avanzar con el proceso de digitalización planteado por la Unión Europea, a través de la Directiva (UE) 2019/1151. 

Esta  modificación es una de las reformas legislativas de la profesión notarial más importantes en los últimos años, cuyo objetivo es transformar la prestación de los servicios notariales mediante su digitalización.

Videoconferencias

En este sentido, los ciudadanos y las empresas podrán otorgar y autorizar mediante videoconferencia, sin necesidad de comparecer físicamente en la notaría, los siguientes actos y negocios jurídicos: 

• las pólizas mercantiles;
• la constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase, así como cualquier otro acto societario (siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias);
• los poderes de representación procesales y electorales. Sin embargo, los poderes generales o preventivos no se podrán autorizar por videoconferencia;
• la revocación de poderes, excepto los generales preventivos;
• las cartas de pago y las cancelaciones de garantías;
• las actas notariales de junta general y las de referencia en sentido estricto;
• los testimonios de legitimación de firmas;
• los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento;
• las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal; 
• la conciliación, salvo que el notario considere lo contrario; y
• los actos y negocios jurídicos que se establezcan reglamentariamente. 

Para poder realizar todos los trámites anteriores vía online, será necesario que el interesado: 

• se haya dado de alta en la sede electrónica notarial; y
• disponga de firma electrónica. Téngase en cuenta que, en el caso de no disponer de la misma, se le otorgará una firma electrónica gratuita concretada en ámbito y vigencia para realizar el acto en cuestión. 

Una vez concertada la cita notarial, ésta se celebrará por videoconferencia, y el notario exhibirá el documento para que todos los comparecientes puedan ejercer su derecho a leer la escritura y firmarla electrónicamente. 

Novedades

Otras de las novedades que ha introducido esta Ley son la copia auténtica electrónica y el protocolo electrónico notarial: las oficinas notariales dejarán de expedir copias en papel, salvo a petición expresa del interesado y con coste adicional y, por tanto, tras la firma de la escritura se remitirá copia simple y copia auténtica electrónicas mediante correo electrónico. La copia auténtica incorporará un número de protocolo que será custodiado electrónicamente por el notario, mediante su depósito electrónico en el Consejo General del Notariado. Asimismo, también incorporará un justificante de expedición de copia con un CSV (Código de Seguro de Verificación) en su primera página que permitirá al notario y al interesado verificar la autenticidad de la misma, a través del portal de la sede electrónica notarial. La copia auténtica electrónica tiene la misma validez que la copia auténtica tradicional. 

Comentario de Osborne Clarke

Todas estas modificaciones implican un buen avance para la digitalización del sector jurídico, aunque supongan la necesidad de introducir nuevas infraestructuras (como por ejemplo, inversiones en servidores, ciberseguridad y personal dedicado a las tareas de digitalización y depósito del protocolo electrónico) y, por tanto, puedan conllevar un incremento de los costes de los servicios notariales y los aranceles notariales.