Nuevo Reglamento europeo de notificación transfronteriza de documentos
Publicado el 22nd julio 2022
El legislador europeo ha modificado el reglamento de notificaciones con el objetivo de simplificar y acelerar la transmisión transfronteriza de documentos. Las principales novedades son: la digitalización del sistema, el deber de asistencia del Estado miembro receptor y la ampliación del plazo para rechazar la documentación por parte del destinatario.
El 1 de julio de 2022 entró en vigor el Reglamento (UE) n.º 2020/1784 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de noviembre de 2020, relativo a la notificación y al traslado en los Estados miembros de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil (versión refundida) (en adelante, el "Reglamento").
El Reglamento es la tercera versión sobre la materia -tras los ya derogados Reglamentos (UE) n.º 1393/2007 y 1348/2000- e introduce varios cambios muy significativos:
Obligación de utilización de sistemas informáticos
La notificación internacional de documentos tiene como actores principales las autoridades designadas por cada Estado miembro. En este sentido, la agilidad comunicativa entre estos organismos es de crucial importancia para la mejora del sistema de notificaciones.
Al hilo de lo anterior, el artículo 5.1 del Reglamento dispone que, con la entrada en vigor de la normativa, toda comunicación e intercambio de documentos entre los organismos oficialmente designados se efectuará a través de un sistema informático descentralizado, seguro y fiable (actualmente e-Codex, sin perjuicio de un progreso tecnológico ulterior).
Sellos y firmas electrónicas
Asimismo, el Reglamento estipula que cuando los documentos que se deban trasladar o notificar incorporen un sello o firma manuscrita, éstos se podrán reemplazar, respectivamente, por un sello cualificado o una firma electrónica cualificada, de conformidad con las definiciones contenidas en el Reglamento (UE) n.º 910/2014.
Asistencia en caso de desconocer el domicilio de notificación
Una de las modificaciones más sustanciales del Reglamento -las dos anteriores versiones no lo preveían-, es que cuando se ignore la dirección de la persona a la que haya de notificarse el documento, el Estado miembro donde tenga que llevarse a cabo la notificación proporcionará asistencia para determinar el domicilio de notificación.
A tal efecto, el Reglamento fija tres formas de asistencia, de las cuales cada Estado miembro deberá ofrecer al menos una:
- designando autoridades a las que los organismos transmisores puedan dirigir solicitudes para determinar la dirección;
- permitiendo a personas de otros Estados miembros presentar solicitudes de información, incluso por vía electrónica, sobre direcciones de las personas a las que haya de notificarse; o
- proporcionando información detallada, a través del Portal Europeo de e-Justicia, sobre cómo encontrar las direcciones de las personas a las que haya que notificar.
Lo anterior supone un paso adelante en la cooperación judicial europea y debe ayudar a reducir el número de notificaciones que actualmente resultan "sin domicilio o residencia conocida", cuando el destinatario tiene una dirección en la que está legalmente domiciliado.
Derecho a rechazar el documento
Por otro lado, se han introducido algunas precisiones al derecho a negarse a recibir un documento.
El principio general se mantiene invariable: el destinatario puede rechazar un documento si éste no está redactado o no va acompañado de una traducción a una lengua que el destinatario entienda o a una de las lenguas oficiales del lugar en el que debe efectuarse la notificación o traslado (art. 12 del Reglamento).
En caso de que la documentación no vaya traducida en algunas de las lenguas anteriormente mencionadas, el organismo receptor deberá informar al destinatario de su derecho a negarse a aceptarla. Este rechazo se puede formalizar -y aquí viene la principal novedad- dentro del plazo de dos semanas (se ha ampliado el plazo anterior de una semana) desde el momento de la notificación, ya sea mediante el formulario dispuesto por el Reglamento o a través de una declaración escrita.
Notificación mediante medios electrónicos
El Reglamento introduce también un nuevo mecanismo de comunicación. De este modo, el artículo 19 del Reglamento establece la posibilidad de que pueda notificarse directamente al destinatario mediante cualquier medio electrónico de notificación o traslado previsto en la normativa del Estado miembro donde se vaya a efectuar la notificación.
Para que pueda llevarse a cabo este tipo de notificaciones deben reunirse las siguientes circunstancias: el consentimiento previo y expreso del destinatario; y la confirmación de la recepción por parte del destinatario.
No obstante, debe tenerse en cuenta que cada Estado miembro puede especificar condiciones adicionales para la notificación electrónica.
Comentario de Osborne Clarke
El Reglamento de notificaciones transfronterizas es un instrumento legislativo de enorme importancia práctica, no sólo para los agentes jurídicos sino también para el conjunto de la ciudadanía. Esta última actualización y modernización debe contribuir a la reducción de retrasos y costes, dos de los grandes temores que muy habitualmente tienen los usuarios de la administraciones de justicia.
Desde un punto de vista operativo, conviene subrayar que el Considerando 36 del Reglamento prevé que la Comisión elabore un manual con toda la información para su adecuada aplicación.
