La eliminación de los Libros de Visitas a disposición de la Inspección de Trabajo.

Tras la entrada en vigor de la Orden ESS/1452/2016, el 13 de septiembre de 2016, se ha eliminado la obligación de las empresas de adquirir o diligenciar el Libro de Visitas, donde hasta la fecha, se dejaba constancia de las actuaciones realizadas por los inspectores de trabajo.  

Esta obligación empresarial, fue objeto de una primera adaptación en 2013, con la Ley de apoyo a los emprendedores y su internacionalización. En aquel momento, se redujo notablemente la carga administrativa de las empresas, pues se sustituyó el tradicional Libro de Visitas, en formato papel, que debía conservarse en cada centro de trabajo, por un nuevo Libro de Visitas en soporte electrónico.

Con la entrada en vigor de esta Orden, las obligaciones relacionadas con la necesidad de documentar las actuaciones inspectoras, se trasladan de las empresas a la Inspección de Trabajo. Con ello, se da cumplimiento al mandado de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que dispone la obligación de documentar por escrito cada actuación realizada por los funcionarios de la Inspección, utilizando medios electrónicos y sin que ello suponga imponer a las empresas obligación alguna para adquirir cualquier clase de libros o formularios para la realización de dichas diligencias.

De ahora en adelante, los inspectores de trabajo extenderán una diligencia escrita, según modelo oficial, por cada actuación que realicen con ocasión de las visitas a los centros de trabajo, o de las comprobaciones efectuadas mediante comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas.

En cada una de esas diligencias, se reflejarán las materias o aspectos examinados, la colaboración de los representantes de los trabajadores en el desarrollo de las actuaciones, si se hubiese producido, y demás incidencias concurrentes. Adicionalmente, si se formulara requerimiento de subsanación de deficiencias, la diligencia contendrá las anomalías detectadas con indicación del plazo de subsanación, así como el posible incumplimiento detectado y advertencia de que la no subsanación, dará lugar a la correspondiente acta de infracción, si no se hubiere practicado inicialmente.

Las diligencias de la Inspección serán remitidas a las empresas inspeccionadas, preferentemente, por medios electrónicos, quienes deberán conservarlas durante 5 años.

La Orden establece que las empresas deberán conservar a disposición de la Inspección, los Libros de Visitas y las diligencias extendidas con anterioridad al 13 de septiembre de 2016, por un período de cinco años, a contar desde la fecha de la última diligencia realizada. Durante dicho período, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social conservará las diligencias efectuadas en los Libros de Visitas Electrónicos y las empresas podrán solicitar copia de las diligencias a ellas referentes.

Con estas medidas, el Ministerio de Empleo espera producir un ahorro de 700 millones en las empresas.