La documentación en acta de los acuerdos sociales de la junta general de las sociedades de capital

Las actas documentan los acuerdos sociales adoptados por la voluntad mayoritaria de la junta general. Deben plasmar la realidad de lo sucedido en las reuniones y cumplir los requisitos legales.

La Ley de Sociedades de Capital establece la obligación de consignar en acta las discusiones y los acuerdos de la junta general (o, en su caso, las decisiones del socio único), así como la obligación de trasladarlas al correspondiente libro de actas, los cuales se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil antes de que transcurran cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio.

El acta es un documento testimonial que informa de los acuerdos sociales adoptados y de las vicisitudes de su aprobación (existencia de la reunión, su válida constitución y lo allí acontecido), con el fin de acreditar su adopción y el cumplimiento de los requisitos de los que derivan su validez y eficacia.

Así pues, como exponen la doctrina de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (la "DGSJFP") y de los tribunales, la función principal de las actas es su valor probatorio. Se presume la exactitud de los acuerdos y extremos recogidos en el acta, salvo prueba en contrario (presunción iuris tantum): las actas debidamente redactadas y aprobadas dan fe de los acuerdos y demás extremos de obligada constancia en ella consignados por la persona legitimada dentro del ámbito de sus competencias en tanto no se pruebe su inexactitud o falsedad.

Además, cumplen otras funciones importantes: son un instrumento de control y supervisión del cumplimiento de los requisitos formales exigidos por el legislador para acreditar la validez y eficacia de los acuerdos adoptados; y sirven también para facilitar su cumplimiento y, en su caso, permitir su impugnación.

Pese al carácter imperativo de la obligación legal de consignar en acta los acuerdos sociales, existe consenso doctrinal y jurisprudencial sobre la existencia y la validez de los acuerdos adoptados por la junta general aunque no se levante acta de la reunión o aunque existan irregularidades en su aprobación: "(…) el acta no puede ser considerada como un fin en sí mismo o como un elemento constitutivo de los acuerdos adoptados por la junta, sino como un mero instrumento de documentación de esos acuerdos; acuerdos cuya existencia deriva, no de su correcta documentación, sino del hecho de constituir expresión de la voluntad mayoritaria de los socios" (Sentencia de la Audiencia Provincial de Madrid de 24 de enero de 2012).

En este mismo sentido se pronuncia el Tribunal Supremo en su Sentencia de 5 de enero de 2007 al afirmar que "los acuerdos son la expresión de la voluntad mayoritaria obtenida mediante la suma de declaraciones individuales paralelas, emitidas en las condiciones y forma que establece la Ley. Mientras que el acta no es más que un instrumento de constancia, por elementales razones de seguridad y prueba, de la adopción anterior de unos acuerdos". También la Sentencia del Tribunal Supremo de fecha 5 de febrero de 2002 cuando establece que "el acta de la junta no es elemento constitutivo del acuerdo, sino medio de prueba del mismo, de aquí que tenga un carácter ad probationem y no ad solemnitatem".

Del mismo modo, el legislador reconoce la existencia y veracidad de los acuerdos sociales consignados directamente en escritura pública, sin necesidad de que consten en acta. Al respecto, la resolución de la DGSJFP de 3 de mayo de 1993 dice lo siguiente: "no existe inadecuación de la forma documental, por el hecho de que los acuerdos adoptados en junta por los dos únicos socios y administradores de la sociedad se otorguen directamente ante notario, ni es necesario que el proceso de formación de tales acuerdos (que aparece simplificado en tanto en cuanto por la unificación de las voluntades concordes de ambos socios, se transforman éstas en voluntad social) quede reflejado en una previa acta -notarial o no notarial- de la junta que luego hubiera de servir de base de la correspondiente elevación a escritura pública, máxime si se tiene presente que la función de garantía que se atribuye a la constatación de los acuerdos sociales mediante acta de la junta quede cumplida (y con mayores garantías de autenticidad y legalidad) por el otorgamiento directo ante el notario; todo ello sin perjuicio de la obligación de trasladar dichos acuerdos a los libros de actas de la sociedad".

Pese a no afectar a la existencia y validez de los acuerdos adoptados, la falta de redacción y aprobación del acta genera ciertos inconvenientes jurídicos para la sociedad: impide certificar los acuerdos adoptados (artículos 109.4 y 112 del Reglamento del Registro Mercantil; "RRM") y, por consiguiente, su elevación a público (artículo 107 RRM) e inscripción en el Registro Mercantil, si procede (artículo 113 RRM).

Además, del tenor literal del artículo 202.3 de la Ley de Sociedades de Capital, debería entenderse que la falta de aprobación del acta de la Junta impediría la ejecución de los acuerdos por parte de los administradores. No obstante, como hemos comentado, la falta de aprobación del acta no impide la validez de los acuerdos adoptados y por ello se constata que los administradores están obligados a ejecutar los acuerdos sociales, aunque no consten en actas aprobadas, cumpliendo así la voluntad de la sociedad si logran acreditar por otros medios probatorios admitidos en derecho la existencia y validez de los acuerdos.