La adopción de acuerdos por los socios sin necesidad de reunirse formalmente en junta

El artículo 159 de la Ley de Sociedades de Capital (''LSC''), al establecer que los socios, reunidos en junta general, decidirán por la mayoría legal o estatutariamente establecida, en los asuntos propios de la competencia de la junta, considera necesaria la celebración de una reunión formal con presencia física de los socios para adoptar los acuerdos sociales.

En esta misma línea, el artículo 160 de la LSC dispone que corresponde a la junta general "deliberar y acordar" sobre los asuntos de su competencia.

Ello no obstante, la propia LSC prevé excepciones a dicha necesidad:

• Su artículo 182 admite para las sociedades anónimas la asistencia y votación telemática a las juntas de accionistas (incluida la videoconferencia), siempre que así lo prevean expresamente sus estatutos sociales y que se garantice debidamente la identidad de los accionistas, evitando así su presencia física en un mismo lugar.

Posibilidad que la Dirección General de los Registros y del Notariado hizo extensiva en su resolución de fecha 19 de diciembre de 2012 (con un criterio reiterado en las resoluciones de 25 y 26 de abril de 2017) a las sociedades de responsabilidad limitada, "siempre y cuando se asegure que los asistentes remotos tengan noticia en tiempo real de lo que ocurre y en la medida en que los socios puedan intervenir, pues no ofrece menores garantías de autenticidad que la asistencia física".

• Las decisiones del socio único cuando la sociedad anónima o limitada es de carácter unipersonal.
• En sede del órgano de administración de las sociedades anónimas, prevé la votación por escrito y sin sesión (sin reunirse) siempre que ningún consejero se oponga a la utilización de este procedimiento (artículo 248.2 LSC).

El artículo 100 del Reglamento del Registro Mercantil, al regular los supuestos especiales para la documentación de los acuerdos sociales, permite "cuando la Ley no impida la adopción de acuerdos por correspondencia o por cualquier otro medio que garantice su autenticidad" que las personas con facultad certificante dejen constancia en acta de los acuerdos adoptados, expresando el nombre de los socios o, en su caso, de los administradores, y el sistema seguido para formar la voluntad del órgano social de que se trate, con indicación del voto emitido por cada uno de ellos (considerándose en este caso que los acuerdos han sido adoptados en el lugar del domicilio social y en la fecha de recepción del último de los votos emitidos). A continuación, en su apartado segundo, establece que "si se tratare de acuerdos del órgano de administración adoptados por escrito y sin sesión, se expresará, además, que ningún miembro del mismo se ha opuesto a este procedimiento".

La tendencia del Derecho comparado en la materia es la de no exigir la celebración de una reunión formal de los socios en junta para adoptar acuerdos. En este sentido, la ley alemana de sociedades limitadas prevé expresamente que los acuerdos de socios se puedan adoptar “por escrito y sin sesión”, siempre que se aprueben por unanimidad de todos ellos, llegando a admitir la posibilidad de que los estatutos sociales prevean procedimientos para la adopción de acuerdos que carezcan de forma alguna. Asimismo, en Estados Unidos se aplica la denominada ''action by written consent'' que no solo supone una excelente manera para que las compañías adopten acuerdos rápidamente, sino que además permite superar los contratiempos que pueden surgir al intentar conciliar las agendas y horarios de administradores y socios para celebrar una reunión física.

Por su parte, la Dirección General de los Registros y del Notariado parece seguir esta tendencia hacia la flexibilización del procedimiento de votación de los socios al haber aceptado, tanto en sede de sociedades anónimas como de responsabilidad limitada, la emisión de su voto sobre los asuntos del orden del día por medios físicos o telemáticos de forma anticipada. Es decir, sin hacer necesaria su presencia (física o telemática) en un mismo lugar y en un mismo momento (RDGRN de 8 de enero de 2018).

El último avance en esta materia ha sido la inscripción en el Registro Mercantil de Madrid de una cláusula estatutaria que permite la adopción de acuerdos por parte de los socios "por escrito y sin sesión" (sin necesidad de reunirse formalmente en junta) siempre y cuando (entre otros):

• todos los socios manifiesten su conformidad para la adopción de los acuerdos sin necesidad de sesión;
• los asuntos sobre los que se recabe el acuerdo de la Junta sean susceptibles de voto simplemente afirmativo o negativo;
• las comunicaciones se realicen por escrito físico o electrónico o por cualquier otro medio de comunicación a distancia que garantice debidamente la identidad del sujeto que la realiza, así como la integridad de su contenido; y
• quede constancia fehaciente en acta del procedimiento seguido y de los acuerdos adoptados, expresando la identidad de los socios, la conformidad de todos ellos con el procedimiento, el sistema utilizado para formar la voluntad de la Junta y el voto emitido por cada socio.

Si se consolidara la línea interpretativa seguida por el Registro Mercantil de Madrid al admitir la validez de una cláusula estatutaria que prevea la adopción de acuerdos de los socios "por escrito y sin sesión" en base al principio de autonomía de la voluntad recogido en el artículo 28 de la LSC, evitando la necesidad de su reunión formal en junta y el carácter deliberante de la misma (cuestiones no contrarias a normas imperativas o prohibitivas), sin duda alguna se agilizaría, simplificaría, abarataría (al evitar el coste de los desplazamientos o el nombramiento de representantes) e impulsaría el uso de las nuevas tecnologías en la toma de acuerdos de los socios y todo ello conjugado con el debido respeto a los derechos individuales de los socios.

No obstante, habrá que esperar futuros pronunciamientos de la Dirección General de los Registros y del Notariado al respecto para tener más certeza sobre la validez de este tipo de cláusulas, las garantías que deben ofrecer a los socios en aras al respeto de sus derechos individuales y su admisibilidad en el Registro Mercantil.