En julio de 2025 entran en vigor importantes novedades en materia de facturación electrónica

Excepto que se apruebe una moratoria de última hora, en julio de 2025 entra en vigor el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

Objeto

El reglamento tiene como objetivo regular los requisitos y especificaciones técnicas que deben cumplir los programas informáticos de facturación, para garantizar la integridad y la inalterabilidad de las facturas. Esto asegura que los registros de facturación se realicen sin interpolaciones, omisiones o modificaciones, para dificultar el fraude y facilitar la comprobación de los datos.

A efectos de aplicación del reglamento, se considera "sistema informático de facturación" al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas y que, de manera resumida, realice las siguientes funciones:

• Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
• Conservar la información de facturación.
• Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento que permita producir otros resultados derivados de la misma.

Obligados

La obligación de aplicar el reglamento afecta a los desarrolladores y comercializadores de programas informáticos de facturación. También afecta a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y a las personas físicas que realicen actividades económicas, siempre que utilicen sistemas informáticos de facturación.

No obstante, esta obligación no se aplica a los contribuyentes que lleven sus libros registros de facturas a través de la sede electrónica de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) mediante el sistema conocido como Suministro Inmediato de Información (SII). Esto incluye a aquellos cuyo volumen de operaciones haya excedido de 6M€ en el ejercicio anterior, los inscritos en el Registro de Devolución Mensual del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) o los que tributen en grupos de IVA.

Adicionalmente, se prevén algunas excepciones objetivas para determinadas actividades o sectores (por ejemplo, para los contribuyentes que tributen en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, en el régimen simplificado o de recargo de equivalencia del IVA, etc.).

Opciones de cumplimiento

Los obligados pueden cumplir con las obligaciones derivadas del reglamento mediante un sistema informático que cumpla con los requisitos del mismo o mediante la solución informática que ofrezca la AEAT a través de su página electrónica.

Requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos

De manera resumida, los sistemas informáticos de facturación deben garantizar respecto a los registros de facturación generados:

• Su integridad e inalterabilidad: una vez generados, no se pueden modificar u ocultar.
• Su trazabilidad: los registros deben estar encadenados y se debe poder verificar la secuencia desde el primero hasta el último, sin interpolaciones u ocultaciones.
• Su conservación, accesibilidad y legibilidad: durante el plazo de prescripción de la AEAT para comprobar las obligaciones.

En la práctica, esto implica que, en el momento anterior o simultáneo a la emisión de una factura, los sistemas de facturación deben generar automáticamente un registro de facturación que incluya una huella electrónica o hash, que debe ser firmada electrónicamente. Estos registros de facturación contendrán la información de la factura (datos del emisor y receptor, fecha, número de factura, importes, tipo de factura, etc.) y, además, la siguiente información para cumplir con los objetivos del reglamento:

• La fecha, hora, minuto y segundo del registro de alta de facturación.
• El número del registro de facturación anterior y la huella o hash del mismo.
• El código de identificación del sistema informático de facturación.

De manera similar, los registros de anulación de un registro anterior deben incluir los datos de identificación de la factura o registro anulado, incluyendo su huella o hash, además de la fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de anulación.

Adicionalmente, los sistemas informáticos de facturación deben poder remitir a la AEAT por medios electrónicos la información de los registros de facturación de manera segura y continuada, independientemente de que no se remitan a la misma de manera efectiva.

Estos sistemas informáticos deben incluir una certificación o declaración responsable escrita y visible en los mismos conforme cumplen los requisitos del Reglamento.

Sistemas VERI*FACTU

Aquellos sistemas informáticos que remitan de manera efectiva y continuada a la AEAT los registros de facturación tendrán la consideración de "sistemas de emisión de facturas verificables" o "sistemas VERI*FACTU". Estos sistemas no necesitan firmar los registros con firma digital, siendo suficiente con que incluyan la huella o hash. La opción de uso de los sistemas VERI*FACTU debe prolongarse al menos hasta la finalización del primer año natural en que se empiecen a remitir a la AEAT los registros de facturación.

Régimen sancionador

Se prevén sanciones específicas tanto para los productores y comercializadores como para los usuarios que tengan sistemas informáticos de facturación que no cumplan con las obligaciones estipuladas en el reglamento y no incluyan la certificación o declaración responsable. También se prevén sanciones para los contribuyentes que modifiquen o alteren estos sistemas informáticos. Dichas sanciones pueden ser materiales (con carácter general, de 50.000 euros por ejercicio para los usuarios de los programas afectados y de 150.000 euros por ejercicio para los desarrolladores y comercializadores).

Otras obligaciones o novedades

El reglamento también modifica el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) para incluir importantes novedades. La principal es la obligación de que las facturas emitidas mediante sistemas informáticos que cumplan con los requisitos del Reglamento incorporen un código QR que contenga una representación gráfica del contenido de la factura.

Este código QR permitirá que el receptor de la factura pueda proporcionar voluntariamente determinada información de la misma a la AEAT, facilitando los datos contenidos en el código QR mediante un dispositivo con capacidad para leer el código y transmitir y recibir datos. Para ello, la AEAT proporcionará en su página web una ruta electrónica para recibir dicha información.

Además, las facturas emitidas mediante los sistemas VERI*FACTU deberán incluir obligatoriamente la mención "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERIF*ACTU". En el caso de estas facturas, los receptores podrán comprobar en la página web de la AEAT su remisión por parte del emisor.