El Tribunal Supremo se pronuncia los requisitos de validez de las políticas de uso de los dispositivos digitales

La Sala de lo Social del Tribunal Supremo, en su sentencia núm. 225/2024, de 6 de febrero, aclara que la intervención de los representantes de los trabajadores debe producirse tanto en el momento de la elaboración de las políticas, como en las fases posteriores de modificaciones, aclaraciones o actualizaciones.

El artículo 87 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) dispone que cuando el trabajo se realice mediante dispositivos digitales, los empresarios deberán establecer los correspondientes criterios de uso, y que tal establecimiento debe realizarse "con la participación de los representantes de los trabajadores".

En la sentencia analizada, la política de uso de medios digitales de la empresa (redactada con anterioridad a la entrada en vigor de la LOPDGDD) prohibía expresamente el uso de los dispositivos electrónicos con fines distintos a los profesionales. 

Comunicación de la compañía

En enero de 2022, la empresa comunicó a los trabajadores que, con el objeto de impedir su uso indebido, la compañía tendría acceso a todos los ordenadores y todas las direcciones de correo electrónico corporativos. De esta manera, la empresa se reservaba el derecho a acceder en cualquier momento a los equipos informáticos de su propiedad  puestos a disposición de los trabajadores, pudiendo en cualquier momento analizarlos, examinarlos, formatearlos y resetearlos mediante los oportunos medios informáticos a su alcance (auditoria informática, examen pericial informático, software de captura de pantallas etc.).

Esta comunicación se realizó sin contar con la representación legal de los trabajadores, ya que la empresa entendía que se trataba de un mero recordatorio y no de la implementación de una nueva política de uso de medios digitales.  

Directrices del artículo 87 de la LOPDGDD

La LOPDGDD regula esta materia en su artículo 87, estableciendo las siguientes reglas:

• Los trabajadores tienen derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales.
• Los empleadores podrán acceder a los medios digitales respetando los derechos de los  trabajadores.
• Las empresas deben disponer de normas o criterios que regulen los usos de dispositivos digitales en el ámbito laboral, en cuya elaboración deberá participar la representación legal de los trabajadores (RLT).

Representación legal de los trabajadores

El Tribunal Supremo confirmó en casación la nulidad de la comunicación efectuada por la empresa demandada relativa al uso de los equipos informáticos, con base en lo siguiente:

• Aunque el mandato del articulo 87 LOPDGDD no tiene efectos retroactivos, cualquier modificación de los criterios previamente establecidos a la entrada en vigor de la LOPDGDD, o cualquier especificación de los mismos, ampliación o restricción debe seguir las normas establecidas en la ley vigente. 
• En el presente caso se trata una modificación o actualización de los criterios establecidos en la empresa, y que por lo tanto, debieron ser fijados con la participación de la RLT. 

En definitiva, se trata de un fallo relevante del Tribunal Supremo sobre los derechos de los trabajadores en el ámbito digital, que destaca la importancia de la negociación colectiva en las relaciones laborales, por lo que resulta conveniente que las empresas se asesoren adecuadamente antes de actualizar y/o modificar sus políticas de uso de dispositivos digitales.