A partir del 15 de enero, los proveedores de las Administraciones Públicas deberán presentar sus facturas en formato electrónico

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público establece con carácter obligatorio el uso de la factura electrónica en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas.

La implantación de la factura electrónica en el ámbito de contratación en el sector público será una realidad a partir del próximo 15 de enero de 2015. Garantizar un mejor seguimiento del cumplimiento de compromiso de pago de las Administraciones Públicas para asegurar la protección del proveedor es una de las prioridades de la Ley 25/2013.

Esta obligación aplicará a todas las facturas emitidas por los proveedores de bienes y servicios de cualquier índole con la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales; las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social; los organismos autónomos; las Universidades Públicas; Entidades de Derecho Público; y Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Cualquier proveedor podrá hacer uso de la factura electrónica. Sin embargo, la Ley 25/2013, establece como obligados al uso de la factura electrónica a las sociedades anónimas; sociedades de responsabilidad limitada; personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española; establecimientos permanente y sucursales de entidades no residentes en territorio español; UTEs y AIE.

Por su parte, esta norma incluye dos excepciones de facturación electrónica; aquéllas facturas por importe hasta 5.000 euros, y las emitidas por los proveedores de los servicios en el exterior, una vez que las facturas reúnan los requisitos técnicos para su presentación electrónica y los servicios en el exterior dispongan de los medios apropiados. Estas excepciones aplicarán siempre que así sea establecido reglamentariamente por las Administraciones Públicas.

La presentación y tramitación de las facturas se realizará de forma gratuita a través del denominado “Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas”. Se trata de una plataforma online que creará cada una de las Administraciones Públicas. No obstante, aquéllas que no dispongan de su propio Punto General de Entrada, podrán adherirse a FACe, dispuesto por la Administración General del Estado.
En este sentido, algunas Comunidades Autónomas entre las que se encuentran Cataluña, Castilla y León y Galicia, han creado sus propios puntos generales de entrada para garantizar el derecho de los empresarios y los profesionales a la remisión de facturas electrónicas en sus relaciones con la Administración Autonómica y las Entidades Locales. Está previsto que próximamente lo hagan otras más.

En cuanto a los aspectos formales de la facturación electrónica, cabe destacar que la Ley 25/2013 remite al artículo 10.1(a) del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación para establecer que las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas deberán estar firmadas mediante firma electrónica avanzada.

Para hallar una definición legal del concepto firma electrónica avanzada debemos recurrir, en primer lugar, al Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE, el cual establece, en su artículo 26, los requisitos que habrá de cumplir la firma electrónica avanzada para tener validez a los ojos de la normativa que entra en vigor. La firma electrónica avanzada deberá estar vinculada al firmante de manera única; permitir la identificación del firmante; haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo; y por último, deberá estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

Por su parte, encontramos otra definición legal del concepto de firma electrónica avanzada en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, la cual establece que la firma electrónica avanzada deberá estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

Sin perjuicio de lo anterior, la firma electrónica avanzada que deberá emplearse en la facturación electrónica con la Administración Pública, deberá además estar basada en un certificado reconocido, el cual podrá ser creado mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Los requisitos del certificado reconocido y el dispositivo seguro de creación de firma quedan establecidos en los anexos I y II del Reglamento UE 910/2014, arriba referenciado.

Por último, la Ley 25/2013 estima que la presentación de las facturas por este medio implicará una reducción de costes y tiempo a los proveedores, al simplificar el proceso de remisión de facturas y permitiendo consultar su estado de tramitación. No obstante, determinados autores ven prematura la introducción de este nuevo método de facturación, habida cuenta de la exigencia tecnológica que el mismo conlleva y de la ausencia todavía de una Directiva europea que regule los requisitos de utilización de la facturación electrónica en la contratación de las Administraciones Públicas.