Przyszłość rynku pracy

Wzrastają koszty zagranicznej podróży służbowej

Opublikowano 12th gru 2022

Firma wypłaci wyższe diety i zwróci wyższe koszty noclegów w sytuacji wysłania pracownika w podróż służbową za granicę. Obowiązuje już bowiem część przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ("Rozporządzenie"). Omawiane zmiany obowiązują od dnia 29 listopada 2022 r. 

Choć Rozporządzenie dotyczy w swej istocie pracowników sfery budżetowej, w praktyce odnosi się również do pracowników z sektora prywatnego. Prywatni przedsiębiorcy mogą ustalać warunki wypłaty diet lub zwrotu kosztów noclegu w drodze wewnętrznych uregulowaniach, tj. w umowach o pracę czy regulaminach wynagradzania. Jeśli jednak nie posiadają takich wewnętrznych regulacji dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowych, powinni stosować postanowienia Rozporządzenia. Zasadą jest także, że zwrot należności za dobę podróży służbowej nie może być wypłacony w wysokości niższej niż wysokość diety z tytułu krajowej podróży służbowej wynikająca z Rozporządzenia. 

Czego dotyczą nowe stawki? 

Zestawienie podwyżek stawek świadczeń z tytułu podróży służbowych zostało umieszczone w załączniku do Rozporządzenia. Nowe stawki dotyczą zaś następujących świadczeń: 

  • kwoty diety za dobę podróży zagranicznej (tj. należności przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia lub innych drobnych wydatków w ramach podróży służbowej);
  • kwoty limitu na nocleg (limity wskazują granicę, co do której pracownikowi przysługuje zwrot kosztów na nocleg podczas zagranicznej podróży służbowej, potwierdzonej odpowiednim dokumentem: rachunkiem lub fakturą).  
Których krajów dotyczą nowe stawki? 

Wzrosty stawek diet i limitów na nocleg dotyczą należności wypłacanych zarówno w zakresie wyjazdów do części państw Unii Europejskiej, jak również niektórych krajów spoza UE. 
Dla przykładu: przy wyjazdach do Wielkiej Brytanii, nowa kwota diety wyniesie 45 GBP, a kwota limitu 220 GBP (poprzednio: 35 GBP i 200 GBP).

W sytuacji podroży służbowej do Niemiec, wzrasta kwota limitu na nocleg do kwoty 170 EURO (poprzednio 150 a kwota diety pozostaje na poprzednim poziomie, tj. 49 EURO). 

Przepisy przejściowe 

Nowelizacja przepisów zawiera przepisy przejściowe mówiące o tym, które przepisy należy stosować, w sytuacji, gdy zagraniczna podróż służbowa przypadła przed dniem 29 listopada 2022 r. lub w dniu wejścia w życie Rozporządzenia, albo w sytuacji podróży trwającej w trakcie zmiany przepisów. Zgodnie z zapisami Rozporządzenia, należności z tytułu podróży służbowej ustala się:

  • za czas podróży przypadający przed 29 listopada 2022 r. - na podstawie przepisów poprzednich
  • za czas podróży przypadający od 29 listopada 2022 r. - na podstawie nowych przepisów (według nowych, zwiększonych stawek).

Odnosząc się do wprowadzonych zmian, zauważyć należy, że kwoty limitu na nocleg oraz kwoty diety przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju obowiązywały niezmiennie od dnia 1 marca 2013 r. Zmiany w tym zakresie należy więc odczytywać jako pozytywne działanie, uwzgledniające wystąpienia i postulaty pracowników oraz organizacji związkowych. 

Pracodawcy z sektora prywatnego powinni zweryfikować swoje wewnętrzne polityki dotyczące podróży służbowych, tak by wewnętrzne zasady nie stały w sprzeczności w Rozporządzeniem. A ci pracodawcy, którzy nie mają takich odrębnych regulacji, powinni już teraz uwzględniać nowe stawki w rozliczeniach zagranicznych podróży służbowych.
 

Udostępnij

* This article is current as of the date of its publication and does not necessarily reflect the present state of the law or relevant regulation.

Skontaktuj się z jednym z naszych ekspertów

Interested in hearing more from Osborne Clarke?