5 rzeczy, które powinieneś wiedzieć o sygnalistach – zgłoszenia wewnętrzne Sygnaliści!
Opublikowano 25th wrz 2023
Sygnaliści, głównym obowiązkiem nałożonym na pracodawców w związku z wdrożeniem przepisów dotyczących whistleblowingu jest procedura zgłoszeń wewnętrznych.
Duża grupa pracodawców będzie musiała opracować wewnętrzne regulacje, które będą określać, w jaki sposób należy dokonać zgłoszenia i co z tymi zgłoszeniami dalej się dzieje.
Jeśli mają Państwo pytania lub potrzebują wsparcia prawnego w przygotowaniu procedury zgłoszeń wewnętrznych, zapraszamy do kontaktu z ekspertkami Osborne Clarke: Anna Golenia Wójcik i Agnieszka Król.
- Czym jest procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest aktem prawa wewnętrznego. Określa ona sposoby zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w ramach danej organizacji.
- Jakie elementy musi zawierać procedura?
Obligatoryjnymi elementami procedury zgłoszeń wewnętrznych są m.in.:
- określenie jednostki organizacyjnej (osoby) / podmiotu zewnętrznego upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń;
- wskazanie sposobu przekazywania zgłoszeń wewnętrznych – tzw. kanałów whistleblowingowych;
- wskazanie obowiązku potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania;
- wskazanie podmiotu / jednostki, które rozpatrują zgłoszenie i podejmują działania następcze;
- wskazanie obowiązku podjęcia z należytą starannością działań następczych przez jednostkę organizacyjną (osobę) / podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń;
- wskazanie maksymalnego terminu na przekazania zgłaszającemu informacji zwrotnej (nie więcej niż 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia);
- udzielenie informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo zawierać m.in. określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.
- Czy wdrożenie procedury wymaga zgody pracowników?
Nie – wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych wymaga konsultacji z pracownikami, a nie uzgodnienia z nimi jej treści.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest ustalana przez pracodawcę po konsultacji z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi) albo przedstawicielami pracowników (jeżeli u danego pracodawcy nie działa organizacja związkowa).
Konsultacje powinny trwać od 7 do maksymalnie 14 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
- W jaki sposób może być dokonane zgłoszenie wewnętrzne?
Zgłoszenie wewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.
Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej.
- Kto nie musi tworzyć procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie muszą tworzyć pracodawcy, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę mniej niż 50 osób.
Próg ten nie dotyczy podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – są one zobowiązane go utworzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
